Mengontrol Biaya TI dan Evaluasi Dampak Pada Bottom Line

Para manajer akan berusaha meningkatkan dampak TI pada bottom line perusahaan dengan mengendalikan pengeluaran TI dan mengevaluasi semua komponen dari pengeluaran TI agar sesuai dengan manfaatnya. 

Ada tiga cara mendasar bagaimana menghubungkan total pengeluaran TI ke bottom line organisasi. 

• Pertama, dan yang paling jelas, uang yang dikeluarkan untuk TI adalah biaya bagi perusahaan, sehingga mengilangkan proyek atau mengurangi biaya lights-on akan mempengaruhi dampak pada bottom line. 
• Kedua, investasi TI yang baru dapat langsung menghasilkan pendapatan atau mengurangi biaya, dan dengan demikian secara langsung akan menghubungkan TI ke bottom line. Analisis keuangan pada kasus bisnis proyek akan menyoroti keuntungan finansial secara langsung. Jika kenaikan secara langsung dalam ROI karena memilih proyek yang tepat, hasilnya akan menunjukkan langsung pada bottom line. Diperlukan proses memilih hanya pada proyek-proyek yang bisa pengurangan biaya atau menghasilan pendapatan tambahan. 
• Ketiga, pengeluaran TI dapat mendorong atau mendukung kegiatan bisnis yang berdampak pada bottom line.

Pertanyaan Tentang Hubungan Bisnis dan Anggaran TI di Perusahaan

Dunia bisnis akan merasakan berbagai macamm tekanan ketika mencoba untuk mengontrol belanja TI sambil dalam waktu yang sama menghasilkan dampak pada bottom-line. Pertama, kegiatan TI yang ada (misalnya, sistem warisan yang sudah biasa berjalan, infrastruktur , personil, dll, yang akan kita sebut sebagai beban "lights-on") biasanya membutuhkan pengeluaran yang meningkat setiap tahunnya. Kedua, setiap tahun ketika menetapkan investasi baru TI ("proyek pengembangan" ), akan meningkatkan permintaan anggaran untuk periode berikutnya. Akhirnya, manajer bisnis akan terus memberikan tekanan pada biaya TI, memaksa meneliti secara ketat biaya lights-on dan biaya investasi baru. Secara praktis tekanan ini terjadi dalam siklus penganggaran TI tahunan. 

Di banyak perusahaan, anggaran lights-on (bisa mencapai 85% dari beban TI perusahaan) diperlakukan sebagai semacam hak yang layak diperoleh, dengan sedikit pemeriksaan besarnya nilai biayanya. Akibatnya, mengendalikan belanja TI berarti mengendalikan biaya investasi baru, memaksa mengeluarkan proyek baru dari daftar dari pada mengurangi kegiatan yang ada dan berlangsung. Akhirnya, jumlah investasi TI baru adalah selisih antara target anggaran secara keseluruhan dikurangi biaya lights-on yang sudah dianggarkan. Disarankan bahwa peran manajemen dalam konteks ini adalah untuk memaksa memeriksa semua biaya TI, dengan menggunakan tolok ukur dampak terhadap bottom-line, dan menciptakan pola belanja TI dan anggaran yang terjangkau untuk bisnis, karena dihadapkan pada keterbatasan anggaran, sementara harus tetap mendukung proyek TI baru yang dibutuhkan untuk bisnis. Untuk melakukan hal ini, manajemen harus mengatasi dua set pertanyaan yang komplementer:

Lima Praktek New Information Econonics (NIE / Ekonomi Informasi Baru)

Lima praktek manajemen dasar dalam Rantai Nilai Strategi-ke–Bottom-Line, telah dikembangkan, dan secara lebih khusus lagi, lima praktek ini akan membawa perusahaan dengan jawaban yang sesuai atas delapan pernyataan dalam faktor penentu keberhasilan (CSF) dalam proses manajemen dinyatakan diatas. Kelima praktek tersebut, ditunjukkan dalam Exhibit 1.5, merupakan dasar untuk menghubungkan strategi dan hasil. [Baca juga: 8 CSF dalam bagian akhir artikel Valuasi atau Evaluasi TI?]

Lima praktik "New Information Economics" (NIE / Ekonomi Informasi Baru) untuk mencerminkan Kelima praktik NIE menjadi satu set alat untuk TI dan manajer bisnis yang digunakan untuk menerjemahkan strategi bisnis perusahaan ke dalam program dan inisiatif yang bisa diterapkan oleh TI.

Kelima praktik didefinisikan secara singkat sebagai:

Valuasi atau Evaluasi TI?

Suatu pemikiran yang sederhana, bahwa sebuah perusahaan hanya akan bersedia untuk mengeluarkan uang pada TI (Teknologi Informasi) yang secara langsung mendukung strategi bisnis dan efektivitas operasional mereka, dan tidak akan mengeluarkan uang untuk TI yang tidak mendukung hal tersebut. Tim manajemen seharusnya dapat mengendalikan anggaran dan investasi TI, dan pada saat yang bersamaan meningkatkan dampak TI pada bottom-line perusahaan, dengan secara konsisten dan terus-menerus menseleksi investasi TI-nya yang terbaik, dan meningkatkan kinerja kegiatan TI yang ada. 

Hasil dan Keputusan Yang Tepat

Hasil yang tepat, artinya adalah bahwa manajemen harus dapat mengendalikan biaya TI dan pada saat yang sama juga meningkatkan dampak bottom-line. Hasil yang tepat akan dihasilkan dari keputusan yang tepat. Jadi keputusan yang tepat akan menyebabkan tindakan manajemen yang dibutuhkan untuk menghasilkan hasil yang tepat. 

Keputusan yang tepat akan mengarahkan pada:

Model Penerimaan Teknologi (Technology Acceptance Model)

Technology Acceptance Model (TAM) adalah landasan teoritis untuk menjelaskan dan memprediksi penerimaan individu terhadap sistem teknologi informasi. TAM pertama kali diusulkan oleh Davis (1989) dalam tesis Doktoralnya. Model Penerimaan Teknologi (TAM) yang telah dikembangkan oleh Davis (1989) adalah salah satu model penelitian yang paling populer untuk memprediksi penggunaan dan penerimaan sistem informasi dan teknologi oleh pengguna individual. TAM telah dipelajari dan diverifikasi secara luas oleh berbagai studi yang menguji perilaku penerimaan teknologi individual dalam konstruksi sistem informasi yang berbeda-beda.