Pertanyaan Tentang Hubungan Bisnis dan Anggaran TI di Perusahaan

Dunia bisnis akan merasakan berbagai macamm tekanan ketika mencoba untuk mengontrol belanja TI sambil dalam waktu yang sama menghasilkan dampak pada bottom-line. Pertama, kegiatan TI yang ada (misalnya, sistem warisan yang sudah biasa berjalan, infrastruktur , personil, dll, yang akan kita sebut sebagai beban "lights-on") biasanya membutuhkan pengeluaran yang meningkat setiap tahunnya. Kedua, setiap tahun ketika menetapkan investasi baru TI ("proyek pengembangan" ), akan meningkatkan permintaan anggaran untuk periode berikutnya. Akhirnya, manajer bisnis akan terus memberikan tekanan pada biaya TI, memaksa meneliti secara ketat biaya lights-on dan biaya investasi baru. Secara praktis tekanan ini terjadi dalam siklus penganggaran TI tahunan. 

Di banyak perusahaan, anggaran lights-on (bisa mencapai 85% dari beban TI perusahaan) diperlakukan sebagai semacam hak yang layak diperoleh, dengan sedikit pemeriksaan besarnya nilai biayanya. Akibatnya, mengendalikan belanja TI berarti mengendalikan biaya investasi baru, memaksa mengeluarkan proyek baru dari daftar dari pada mengurangi kegiatan yang ada dan berlangsung. Akhirnya, jumlah investasi TI baru adalah selisih antara target anggaran secara keseluruhan dikurangi biaya lights-on yang sudah dianggarkan. Disarankan bahwa peran manajemen dalam konteks ini adalah untuk memaksa memeriksa semua biaya TI, dengan menggunakan tolok ukur dampak terhadap bottom-line, dan menciptakan pola belanja TI dan anggaran yang terjangkau untuk bisnis, karena dihadapkan pada keterbatasan anggaran, sementara harus tetap mendukung proyek TI baru yang dibutuhkan untuk bisnis. Untuk melakukan hal ini, manajemen harus mengatasi dua set pertanyaan yang komplementer:

Keterjangkauan dan Dampak 

Pertanyaan tentang keterjangkauan: 

• Apa yang dapat dihasilkan dari belanja TI? 
• Bisakah kita mengurangi biaya TI yang tidak perlu? 
• Bisakah kita memindahkan biaya untuk mendukung proyek-proyek baru yang dibutuhkan?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut membahas tentang pertimbangan manajemen di mana dan bagaimana, untuk membiayai operasionalnya, dimana TI hanyalah salah satu bagian saja. 

Pertanyaan tentang dampak:

• Apakah kita invest sumber daya TI pada tempat yang tepat? 
• Apakah strategi bisnis mendorong tindakan TI dan menghasilkan dampak bottom-line? 
• Apakah perusahaan mendapatkan dampak bottom-line dari sumber daya lights-on? 
• Apakah perusahaan menyeimbangkan investasi strategis dan taktis?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut membahas tentang penyelarasan, antara pembiayaan TI dengan dasar strategi perusahaan. 

Dengan bantuan pertanyaan-pertanyaan tersebut perusahaan diharapkan akan berfokus pada tindakan yang diperlukan untuk mengontrol belanja TI dan meningkatkan TI agar berdampak pada bottom line. Untuk bertanya dan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut secara efektif, perusahaan perlu melibatkan manajer senior dalam membahas dasar penyelesaiannya. Pertanyaan tentang Keterjangkauan dan Dampak, bisa digunakan untuk mengambil tindakan yang efektif dalam mengontrol pengeluaran TI dan meningkatkan dampak pada bottom-line.

Manajer senior harus bertanggung jawab untuk sejumlah tindakan seperti: 

• Menetapkan target belanja dan kriteria justifikasi khusus untuk belanja TI. Belanja TI adalah seperti pengeluaran bisnis lainnya, dan manajer perlu mengatur keterjangkauan dan target realistis belanja TI. 
• Memahami investasi. Manajer senior harus memahami di mana dan mengapa uang yang dihabiskan untuk proyek-proyek baru dan sedang berlangsung pada TI. 
• Memahami dampak bisnis. Manajer senior harus tahu koneksi antara investasi TI dan mencapai apa yang penting bagi bisnis (tercermin dalam niat strategis perusahaan).