Mengontrol Biaya TI dan Evaluasi Dampak Pada Bottom Line

Para manajer akan berusaha meningkatkan dampak TI pada bottom line perusahaan dengan mengendalikan pengeluaran TI dan mengevaluasi semua komponen dari pengeluaran TI agar sesuai dengan manfaatnya. 

Ada tiga cara mendasar bagaimana menghubungkan total pengeluaran TI ke bottom line organisasi. 

• Pertama, dan yang paling jelas, uang yang dikeluarkan untuk TI adalah biaya bagi perusahaan, sehingga mengilangkan proyek atau mengurangi biaya lights-on akan mempengaruhi dampak pada bottom line. 
• Kedua, investasi TI yang baru dapat langsung menghasilkan pendapatan atau mengurangi biaya, dan dengan demikian secara langsung akan menghubungkan TI ke bottom line. Analisis keuangan pada kasus bisnis proyek akan menyoroti keuntungan finansial secara langsung. Jika kenaikan secara langsung dalam ROI karena memilih proyek yang tepat, hasilnya akan menunjukkan langsung pada bottom line. Diperlukan proses memilih hanya pada proyek-proyek yang bisa pengurangan biaya atau menghasilan pendapatan tambahan. 
• Ketiga, pengeluaran TI dapat mendorong atau mendukung kegiatan bisnis yang berdampak pada bottom line.

Ada juga hubungan sebab-akibat langsung antara pengeluaran TI dan keberhasilan atau kegagalan upaya manajemen untuk mengubah bisnis dalam beberapa cara. Ini adalah bentuk hubungan yang paling kuat ke bottom-line, karena sejauh TI mendorong keberhasilan strategi manajemen, maka TI menjadi kontributor langsung ke upaya keseluruhan bisnis yang berdampak pada bottom line. Kategori yang pertama dan kedua, tantangan dan kesempatan terbesarnya adalah mengendalikan biaya TI dan sekaligus meningkatkan dampak bottom-line pada anggaran proyek baru dan lights-on dengan mengurangi anggaran biaya yang tidak menghasilkan apa-apa atau tidak menghasilkan keuntungan finansial secara langsung.

Untuk investasi proyek baru TI, dampak bottom-line langsung biasanya dibahas dalam kasus bisnis pada masing-masing proyek. Tetapi yang harus diperhatikan adalah pada total biaya pengeluaran TI, termasuk semua biaya proyek bar maupun lights-on. 

Untuk bagian lights-on dari pengeluaran TI, asumsikan bahwa semua kegiatan memiliki relevansi dengan bisnis, kemudian setelah itu ada kesempatan untuk memeriksa dan menghilangkan atau memperbaharui aktivitas yang berkinerja terendah. Demikian pula, dengan bagaimana mengalokasikan anggaran lights-on pada item-item terbaik, dan dengan demikian meningkatkan keseluruhan dampak bottom-line. Ini adalah bagaimana kita mengendalikan belanja TI dan meningkatkan dampak bottom-line.

Pendekatan dasar kita untuk menghubungkan biaya pengeluaran TI ke bottom line memiliki tiga unsur:

1. Dengan memprioritaskan semua investasi TI berdasarkan dampaknya pada bottom-line (termasuk resiko). Perusahaan akan meningkatkan keseluruhan kinerja bottom-line dengan memilih investasi yang berdampak tinggi dan menghilangkan atau pengerjaan ulang investasi yang berdampak rendah. 
2. Dengan menyelaraskan biaya lights-on TI (misalnya, infrastruktur, aplikasi, dll) untuk bisnis. Perusahaan meningkatkan keseluruhan kinerja bottom-line dengan mengubah atau menghilangkan aktivitas berdampak rendah. 
3. Dengan memahami elemen biaya dari semua pengeluaran TI dan dengan menilai kinerja biaya lights-on TI dalam hal teknologi, arsitektur, kualitas, dan tingkat pelayanan. Perusahaan meningkatkan keseluruhan kinerja bottom-line dengan menghilangkan kegiatan IT yang mahal dan buruk.

Dampak Bottom-Line Berdasarkan Sebab-Akibat

Kunci untuk menilai dampak bottom-line adalah menentukan sebab dan akibat. Kita mencari rantai koneksi antara pengeluaran IT (baik proyek baru maupun lights-on) dan dampak langsung pada bottom-line. Misalnya, jika kita melaksanakan proyek A, maka akan menyebabkan perubahan dalam proses bisnis B, yang kemudian akan diterjemahkan ke dalam pengurangan beban biaya C dan atau meningkatkan pendapatan D. Ini adalah aliran logis dari sebab dan akibat. Lihat exhibit 3.1.

Sebab Dan Akibat Yang Berbasis Pada Intensi Manajemen

Pada dasarnya, dengan berfokus pada intensi/niat strategis, manajemen memperkirakan apa yang akan dilakukan di masa depan dalam mememanfaatkan TI dalam bisnis dengan cara-cara yang menciptakan dampak bottom-line. Intensi manajemen berlaku untuk penggunaan proyek baru maupun penggunaan sumber daya TI yang sedang berlangsung seperti aplikasi dan infrastruktur. Intensi mencerminkan apa yang akan dilakukan manajemen di masa depan agar kinerja perusahaan yang lebih baik bisa diperoleh jika perusahaan mampu meningkatkan kinerja strategisnya (efektivitas strategis) atau meningkatkan kinerja operasinya (efektivitas operasional), yang berdampak pada bottom-line ketika perusahaan bermaksud meningkatkan efektivitas strategis dan operasional. Oleh karena itu, apa yang dimaksudkan manajemen untuk dilakukan dalam hal meningkatkan efektivitas strategis dan operasional harus berdampak pada bottom-line, ini disebut dengan intensi strategis atau strategic intention. 

Pendekatan ini adalah untuk menunjukkan sebab dan akibat antara pengeluaran TI, baik untuk proyek baru maupun lights–on, dan dampak bottom-line dengan mengukur sebab-akibat TI yang terhubung dengan intensi strategis manajemen. Ini adalah kunci dalam memperkirakan intensi manajemen di masa depan. Dengan mendapatkan kesepakatan tentang apa yang diinginkan, dan dengan menggunakan pengukuran kinerja untuk melacak proses ini, kita bisa langsung membangun sebab-dan-akibat TI yang berdampak pada bottom line.

Intensi Strategis Manajemen 

Strategi dan rencana untuk meningkatkan efektivitas strategis dan operasional perusahaan disebut dengan intensi strategis. Tim manajemen senior membuat keputusan dan mengalokasikan sumber daya sesuai visi dan komitmen mereka dalam satu set strategi, apakah eksplisit atau informal. Strategi ini dimaksudkan untuk meningkatkan kesuksesan perusahaan, yang akhirnya diukur melalui profitabilitas. Perusahaan dapat memiliki pernyataan strategi formal dan eksplisit, atau mereka dapat memiliki suatu set strategi informal yang tersirat oleh keputusan manajemen. Definisi umum untuk efektivitas operasional dan strategis:

1. Efektivitas operasional berarti melakukan kegiatan serupa lebih baik dari yang dilakukan pesaing, mencakup:

• Efisiensi
• Proses perbaikan
• Peningkatan kualitas
• Informasi Manajemen

2. Efektivitas Strategis berarti melakukan kegiatan yang berbeda dari saingan atau melakukan kegiatan serupa dengan cara yang berbeda, meliputi:

• Pengembangan produk / layanan dan positioning
• Akses Pelanggan
• Targetkan segmen pelanggan

Efektivitas Operasional dan Strategis

Sebagai contoh, sebuah perusahaan asuransi memiliki intensi strategis: 

1. meningkatkan kinerja penjualan melalui kemitraan dengan perusahaan jasa keuangan lainnya
2. menambah loyalitas pelanggan melalui peningkatan layanan dan produk yang ditingkatkan, dan
3. mengurangi biaya overhead administrasi melalui inovasi menggunakan teknologi dan konsolidasi lokasi kantor pusat. Tim manajemen akan mengambil tindakan berdasarkan intensi strategis ini; jika strategi berhasil, mereka akan menghasilkan peningkatan pendapatan dan/atau mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja keuangan. 

Berikut adalah contoh intensi strategis yang ditunjukkan dalam exhibit 3.2. Ini adalah intensi strategis perusahaan yang bergerak dalam produksi dan penjualan komoditas dasar.

Jadi intinya adalah bahwa TI akan terhubung ke bottom-line kalau aplikasi TI saat ini, proyek-proyek baru, dan prasarana mendukung pencapaian intensi strategis. Ketika TI menjadikan perusahaan lebih berhasil dalam mencapai tujuan strategis, meningkatkan efektivitas operasional perusahaan dan efektivitas strategis, maka TI berdampak pada bottom-line.

Prinsip-prinsip Dampak TI Pada Bottom-Line

(a) Prinsip Bottom-Line 1: dampak bottom-line TI didasarkan pada kontribusi langsung terhadap profitabilitas.

Kontribusi langsung terhadap profitabilitas: misalnya, pengurangan biaya langsung, ketika TI mengurangi biaya, maka langsung berkontribusi terhadap profitabilitas; menghasilkan pendapatan secara langsung dengan menawarkan pelayanan langsung kepada pelanggan; menjual informasi dari database, dll. Kontribusi langsung terhadap pengurangan biaya atau peningkatan pendapatan dapat diukur, karena mencerminkan kontribusi keuangan TI. TI juga dapat mendorong rekayasa ulang proses bisnis untuk mengurangi siklus waktu produksi, dan karena itu mengurangi kesalahan, atau meningkatkan kualitas layanan, atau meningkatkan kepuasan pelanggan. Semua kontribusi TI ini adalah untuk mendorong kegiatan bisnis yang lebih efisien atau efektif, yang pada gilirannya menghasilkan peningkatan profitabilitas. 

(b) Prinsip Bottom-Line 2: sumbangsih langsung TI pada peningkatan profitabilitas berdasarkan pada peningkatan efektivitas operasional dan strategis perusahaan. TI pasti bisa menghasilkan perbaikan dalam operasi perusahaan: perbaikan bisa dalam bentuk pengurangan biaya, pengurangan waktu, peningkatan fleksibilitas, peningkatan kualitas, dsb.

Jika perbaikan operasional bisnis ini mengurangi biaya atau meningkatkan pendapatan, TI akan memberikan kontribusi terhadap profitabilitas. Perbaikan dapat juga diukur dengan memperkirakan jumlah pengurangan biaya atau peningkatan pendapatan, dan akibatnya ROI dapat dihitung. Di lain kasus perbaikan proses dapat diukur (misalnya, dalam hal waktu, kualitas, tingkat kesalahan, dll) tapi hubungan ke profitabilitas mungkin kurang jelas (misalnya, meningkatkan kepuasan pelanggan, atau loyalitas pelanggan, dll). Lihat bagan pada exhibit 3.3

TI juga dapat mendukung keberhasilan strategi perusahaan. Misalnya jika strategi bisnis suatu perusahaan adalah meningkatkan loyalitas pelanggan melalui meningkatkan layanan pelanggan, TI dapat menyediakan lingkungan dan informasi untuk meningkatkan layanan pelanggan; atau jika TI memungkinkan rekayasa ulang proses untuk meningkatkan layanan pelanggan, maka TI memiliki dampak bottom-line karena memungkinkan keberhasilan strategi yang, pada gilirannya, akan menghasilkan peningkatan profitabilitas.

Bagaimana jika strategi bisnisnya adalah perluasan pasar atau market development, product development, bagaimana tindakan TI untuk mendukungnya? 

Singkatnya dampak TI pada bottom-line didasarkan pada: 

1. meningkatkan efektivitas operasional perusahaan dan 
2. meningkatkan efektivitas strategis perusahaan. 

Peningkatan kinerja operasional di beberapa kasus dapat diukur, dan mungkin langsung terhubung ke profitabilitas. Tetapi efektivitas strategis terhubung ke bottom line melalui intensi manajemen (management intentions) - melalui strategi - untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Ide dasarnya adalah, sekali lagi, sebab dan akibat, berdasarkan konsep dampak bottom–line. TI bisa menggunakan kemampuannya, seperti manajemen informasi atau mengurangi siklus waktu untuk suatu proses. Efek dari kemampuan ini adalah meningkatkan proses bisnis (misalnya, dalam segi biaya atau pengurangan siklus waktu) atau mencapai strategi (misalnya, meningkatkan retensi pelanggan). Kuncinya adalah memilih di antara berbagai alternatif, yang merupakan jantung perencanaan terpadu, dan menindaklanjuti rantai sebab-dan–akibat untuk menerapkan solusi yang mendukung dan memungkinkan pilihan-pilihan TI, yang memungkinkan perbaikan dalam operasional efektivitas atau efektivitas strategis dan bottom line perusahaan.

(c).Prinsip Bottom-Line 3: meningkatkan efektivitas strategis dan operasional TI dengan melaksanakan intensi strategis manajemen.

Dengan berfokus pada efektivitas strategis dan operasional, manajemen didorong untuk berfokus pada dampak bottom-line perusahaan. Artinya, manajemen memiliki otoritas untuk menentukan intensi strategis dan apa yang hendak dilakukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan melalui intensi strategis mereka. Pada saat yang sama, manajemen mendefinisikan dasar untuk tujuan perbaikan operasional, kinerja, kepuasan pelanggan, kualitas produk, dan semua dimensi lain dari kegiatan perusahaan. Sekali lagi, manajemen mendefinisikan tujuannya untuk perbaikan tersebut, dengan selalu mengarah pada peningkatan kinerja keuangan dengan meningkatkan efektivitas operasional. Ini adalah manajemen berbasis dampak bottom-line. 

Contoh pada exhibit 3.4, menggambarkan proyek-proyek TI meningkatkan efektivitas strategis dan operasional. Digambarkan enam intensi strategis mencakup intensi perusahaan baik tentang strategi dan perbaikan operasional, bagaimana pengeluaran IT lights-on terhubung ke efektivitas strategis dan operasional dst.