Pendekatan REA pada Pemodelan Database - Seri REA (1)

Bab ini mempelajari  tentang model REA (resources, events, agents) sebagai sarana untuk menentukan dan mendesain sistem informasi akuntansi yang melayani kebutuhan semua pengguna dalam suatu organisasi. Bab ini terdiri dari tiga bagian utama. Bagian pertama akan memperkenalkan tentang pendekatan REA dan berbagai pendapat yang terkait dengan permasalahan umum di seputar akuntansi tradisional yang bisa dipecahkan dengan pendekatan REA.

Model dasar REA terdiri dari tiga jenis entitas (resources, events, dan agents) dan sekumpulan asosiasi yang menghubungkan entitas-entitas tersebut. Resources adalah segala hal (barang) yang memiliki nilai ekonomi dan merupakan objek dari pertukaran/transaksi (secara ekonomi) dengan para rekan bisnis/dagang. Events dalam REA terdiri dari dua kelompok umum: economic events atau aktivitas ekonomi dan support events atau aktivitas pendukung. Yang dimaksud dengan economic events adalah yang mempunyai efek terhadap perubahan resources (entah peningkatan/penambahan atau penurunan/pengurangan). Sedangkan support events adalah yang terkait dengan pengendalian (kontrol), perencanaan, dan berbagai aktivitas manajerial yang terkait dengan economic events namun tidak secara langsung berefek pada perubahan resources. Agents adalah orang-orang atau organisasi baik di dalam maupun di luar organisasi yang berpartisipasi dalam suatu economic event.  Satu  fitur kunci dalam REA adalah adanya konsep dualitas ekonomi. Setiap economic event atau aktivitas ekonomi selalu dicerminkan oleh satu event yang lain dalam arah yang berlawanan. Kedua aktivitas tersebut adalah aktivitas memberi dan aktivitas menerima dalam suatu aktivitas pertukaran ekonomi.

Bagian kedua menyajikan berbagai tahapan proses dalam membuat model REA. Fokus dalam pembahasan disini adalah memodelkan satu pandangan (tampilan) dari keseluruhan database. Tahapan-tahapan ini mencakup: (1) mengidentifikasi berbagai entitas events/aktivitas yang akan dimodelkan, (2) mengidentifikasi berbagai entitas resources yang mengalami perubahan yang diakibatkan oleh events, (3) mengidentifikasi berbagai entitas agents yang terlibat dalam events, dan (4) menentukan asosiasi dan kardinalitas di antara entitas-entitas tersebut.

Bagian ketiga dan terakhir adalah menyajikan proses integrasi berbagai pandangan (tampilan) dari semua bagian dalam organisasi, dimana beberapa diagram REA yang dibuat secara mandiri dan per-bagian disatukan ke dalam model  REA tunggal yang mencakup satu  perusahaan. Langkah-langkah untuk melakukan integrasi berbagai pandangan (tampilan) dari tiap-tiap bagian ini adalah: (1) mengkonsolidasikan semua model individual/parsial; (2) mendefinisikan primary key, foreign key, dan berbagai atribut; dan (3) mengkonstruksi database fisik dan membuat pandangan/tampilan pengguna. Bagian ini menyimpulkan dengan suatu diskusi mengenai keuntungan REA dalam mencapai keunggulan kompetitif.

Pendekatan REA

Inti dari philosofi database adalah adanya pemahaman bahwa data perusahaan harus menunjang kebutuhan informasi semua pengguna dalam  organisasi tersebut. Karena itu satu aspek penting dalam pemodelan data adalah membuat suatu model yang diyakini mencerminkan realitas organisasi. Hal ini bukanlah hal yang mudah dicapai ketika berbagai macam orang  dalam organisasi melihat dan menggunakan data yang sama dengan cara yang berbeda.

Pandangan (tampilan) pengguna adalah sekumpulan data yang dibutuhkan oleh pengguna tertentu untuk mencapai pekerjaan-pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Contohnya, pandangan (tampilan) bagi karyawan bagian general ledger akan memerlukan chart of accounts (daftar kode akun transaksi) organisasi, namun tidak memerlukan data transaksi detilnya. Pandangan (tampilan) untuk manajer penjualan mungkin memerlukan data penjualan pelanggan secara detil yang sudah dikelompokkan berdasarkan produk, area penjualan, dan tenaga/karyawan penjualnya. pandangan (tampilan) untuk manajer produksi mungkin akan memerlukan inventori barang jadi yang tersedia, kapasitas proses manufaktur yang tersedia, dan lead time dari vendor.

Masalah muncul dalam menyatukan berbagai kebutuhan yang beragam ini ketika satu pandangan (tampilan) yang tidak pas untuk berbagai maksud dan tujuan yang luas mendominasi proses pengumpulan, peringkasan, penyimpanan dan pelaporan transaksi dan berbagai data sumber daya. Profesi akuntansi sudah lama dikritik karena hanya berfokus pada peran yang terlalu sempit dalam informasi akuntansi. Saat ini banyak peneliti yang mendorong profesi akuntansi untuk mengalihkan fokus dari masalah debit, kredit, double-entry accounting, dan GAAP untuk lebih maju dengan memberikan informasi yang bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan dan membantu organisasi untukmengidentifikasi dan mengendalikan risiko bisnis.

Para manajer modern memerlukan baik informasi financial maupun nonfinancial dalam format dan tingkat-tingkat yang terpadu dimana hal ini pada umumnya tidak bisa diberikan oleh sistem akuntansi tradisional yang bebrbasis GAAP. Jawaban dari berbagai organisasi terhadap dominansi informasi akuntansi yang berpandangan (tampilan) tunggal  adalah dengan membuat berbagai sistem informasi yang terpisah untuk menunjang tiap-tiap pandangan (tampilan) pengguna. Hal ini menyebabkan organisasi memiliki banyak sistem informasi yang secara fungsional tidak saling terkoneksi. Seringkali data yang telah dimasukkan ke suatu sistem dimasukkan lagi ke sistem-sistem yang lain. Dengan begitu banyaknya duplikasi data, persoalan mengenai akurasi dan kekinian data memunculkan masalah yang serius.

Kekhawatiran semacam itu telah menyebabkan sejumlah peneliti database untuk mengembangkan model semantik atau framework untuk mendesain sistem informasi akuntansi yang mendukung penerapan berbagai sudut pandang pengguna. Model sematik akan menangkap makna operasional dari data pengguna dan memberikan deskripsi yang singkat mengenai hal tersebut. Satu contoh semacam itu, yang sangat penting bagi akuntansi, adalah model REA. Pada tahun 1982, REA pada awalnya diusulkan sebagai kerangka teoritis untuk akuntansi. Namun, sejak saat itu, REA mendapatkan perhatian yang besar  sebagai alternatif praktis terhadap sistem akuntansi tradisional.

Link-link terkait REA:
Seri REA (1): Pendekatan REA pada Pemodelan Database
Seri REA (2): Model REA
Seri REA (3): Membuat model REA
Seri REA (4): Integrasi berbagai REA: membuat model REA skala enterprise
Seri REA (5): REA dan Analisa Rantai Nilai