Mengapa perlu dibuat dana kas kecil?
Akan mengadi sangat tidak praktis apabila perusahaan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank hanya untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, seperti misalnya untuk membeli perangko, vas bunga, alas meja yang ada di front office, membayar langganan koran, ongkos transport untuk menjenguk karyawan yang sakit, dan lain sebagainya. Pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil ini, yang sering terjadi, mungkin pada akhirnya juga dapat menjadi suatu jumlah tertentu yang cukup signifikan jika di total. Oleh sebab itu agar pengeluaran-pengeluaran ini juga dapat tetap dimonitor dengan baik maka pengendalian internal mutlak diperlukan, caranya adalah dengan membentuk sistem dana kas kecil.
Bagaimana kas disajikan dalam neraca?
Karena kas merupakan aktiva yang paling likuid yang dimiliki perusahaan, kas akan diurut atau ditempatkan sebagai komponen pertama dari aktiva lancar dalam neraca. Beberapa perusahaan menggunakan istilah "kas dan setara kas" dalam melaporkan kas-nya. Kas sendiri terdiri dari uang kas yang disimpan di bank (cash in bank) dan uang kas yang tersedia di perusahaan (cash on hand). Sedangkan setara kas adalah investasi yang sangat likuid yang dapat dikonversi atau dicairkan menjadi uang kas dalam jangka waktu yang sangat segera, biasanya kurang dari tiga bulan (90 hari). Investasi ini memang pada awalnya sengaja dilakukan oleh perusahaan dengan maksud untuk memperoleh pendapatan bunga dari uang kasnya yang untuk sementara waktu memang berlebih atau tidak terpakai dalam kegiatan operasional perusahaan. Contoh dari setara kas adalah sertifikat deposito yang diterbitkan bank, surat berharga yang dikeluarkan oleh perusahaan yang memiliki peringkat kredit yang baik (commercial paper), obligasi atau surat utang yang diterbitkan perusahaan, obligasi atau surat utang yang diterbitkan pemerintah atau negara, dan investasi dalam dana pasar uang. [Baca juga: Keuntungan Obligasi Dibandingkan Saham]
Bagaimana proses pembentukan dana kas kecil?
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Uang hasil pencairan cek tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama perusahaan untuk membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, perusahaan biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kas kecil. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen perusahaan memang bermaksud untuk mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.
Setiap kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil tadi akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (karyawan yang membayarkan/menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang ditandantangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan jumlah pembayaran, nama identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya saja bahwa kas kecil yang dibayarkan untuk membeli vas bunga akan dibebankan ke dalam akun beban lainnya; demikian juga misalnya kas kecil yang dikeluarkan untuk membayar ongkos angkut pembelian barang dagangan akan dibebankan ke dalam akun freight-in/ongkos angkut masuk; dan seterusnya).
Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur taguhan) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt) ditambah dengan sisa kas yang maih ada dalam dana kas kecil, jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan secara tiba-tiba yang dilakukan oleh orang yang independen (auditor internal) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik (tidak dimanipulasi atau diselewengkan).
Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru akan diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut diisi kembali. Dana kas kecil akan diisi kembali pada interval periode tertentu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.
Permintaan atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang telah dibayarkan (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt), dilakukan atas inisisatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh petty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan oleh petty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel "Lunas" untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Bagaimana proses pembentukan dana kas kecil?
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Uang hasil pencairan cek tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama perusahaan untuk membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, perusahaan biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kas kecil. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen perusahaan memang bermaksud untuk mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.
Setiap kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil tadi akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (karyawan yang membayarkan/menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang ditandantangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan jumlah pembayaran, nama identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya saja bahwa kas kecil yang dibayarkan untuk membeli vas bunga akan dibebankan ke dalam akun beban lainnya; demikian juga misalnya kas kecil yang dikeluarkan untuk membayar ongkos angkut pembelian barang dagangan akan dibebankan ke dalam akun freight-in/ongkos angkut masuk; dan seterusnya).
Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur taguhan) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt) ditambah dengan sisa kas yang maih ada dalam dana kas kecil, jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan secara tiba-tiba yang dilakukan oleh orang yang independen (auditor internal) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik (tidak dimanipulasi atau diselewengkan).
Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru akan diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut diisi kembali. Dana kas kecil akan diisi kembali pada interval periode tertentu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.
Permintaan atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang telah dibayarkan (seperti yang tercantum dalam petty cash receipt), dilakukan atas inisisatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang telah dilakukan oleh petty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan oleh petty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel "Lunas" untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Link-link terkait:
- Kas Kecil dan Neraca
- Kas dan Pengendalian
- Rekening, Cek dan Bilyet Giro
- Rekening Koran vs Rekening Tabungan
~di adopsi dari 225 soal jawab akuntansi dasari~
Comments
Post a Comment