Konsep & Definisi Knowledge Management - Seri Knowledge Management (1)

Pengantar

Knowledge Management (KM) secara konsep adalah sesuatu yang sudah sangat kuno, tetapi Knowledge Management (KM) digunakan sebagai suatu filosofi dalam organisasi bisnis adalah hal yang baru. Tujuan dari Knowledge Management (KM) adalah mengidentifikasi, mengambil, menyimpan, memelihara dan membagikan pengetahuan (knowledge), yang pasti memiliki manfaat bagi orang lain yang membutuhkannya, kapanpun dan dimanapun, dalam suatu organisasi. Inti dari Kowledge Management (KM) adalah, mengambil dan/atau menciptakan knowledge, menyimpannya, dan membagikan lagi kepada orang lain dengan cara yang sistematis dan efisien. [Baca juga: Aktivitas dalam Knowledge Management].
Jadi Knowledge Management (KM) adalah tentang berbagi dan bekerjasama dalam suatu organisasi. Knowledge Management (KM) sangat berpotensi untuk melakukan perubahan dramatis dalam berbagi keahlian, membuat keputusan, dan menjalankan bisnis.
Knowledge Management (KM) adalah disiplin ilmu yang luas dan didefinisikan dalam bagian berikut.

Konsep dan Definisi KM

Knowledge Management (KM) bukanlah sesuatu yang baru. Kita semua sudah melakukannya sehari-hari. Hanya saja cara menjalankan Knowledge Management (KM) mengalami perubahan. Perubahan ini didorong oleh munculnya teknologi. Berbagai aplikasi Teknologi Informasi (TI) memudahkan orang dalam menciptakan, menyimpan, dan membagikan pengetahuan yang sebelumnya tidak pernah dikelola atau di tuliskan secara sistematis di dalam suatu organisasi.

Banyak manajer  sukses telah lama memanfaatkan asset intelektual ini dan menyadari betul betapa bernilainya suatu asset intelektual tersebut. Tetapi mereka tidak pernah memanfaatkan itu secara sistematis dan tidak memastikan dan memonitor bahwa pengetahuan yang didapatkan tersebut tidak dibagikan dan disebarkan secara tepat demi keuntungan organisasi secara maksimum.

Knowledge Management (KM) adalah suatu proses yang membantu organisasi dalam mengidetifikasi, mengorganisasikan, menyebarkan, dan membagikan informasi dan keahlian yang merupakan bagian dari asset organisasi yang biasanya memang ada dalam organisasi namun tersimpan dalam bentuk yang tidak terstruktur. Knowledge Management (KM) adalah pengelolaan yang aktif dan sistematis terhadap ide-ide, informasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan organisasi (baik organisasi profit maupun non-profit). Strukturisasi knowledge akan menyebabkan proses  pemecahan masalah, proses pembelajaran yang dinamis, proses  perencanaan strategis, proses pengambilan keputusan yang lebih efektif dan efisien.  Berbagai Teknologi  Informasi (TI) yang terlibat dalam pembentukan Knowledge Management (KM) dalam suatu organisasi disebut sebagai Knowledge Management Systems (KMS). [Baca juga: Teknologi Informasi dalam Knowledge Management]

Dengan kombinasi TI yang modern dan iklim organisasi yang kondusif dan mendukung, suatu organisasi bisa menghasilkan asset intelektual dan knowledge secara penuh dalam menghadapi problem apapun dan dimanapun dan kapanpun. Demi keberhasilan organisasi, knowledge, sebagai bentuk asset, haruslah dapat saling dipertukarakan dan dibagi diantara orang dan harus bisa tumbuh berkembang sehingga bisa meningkatkan proses pembelajaran organisasi, yang menghasilkan suatu penciptaan knowledge yang baru.

Knowledge

Knowledge tidak sama dengan data dan informasi. Lihat gambar dibawah ini.

Data adalah kumpulan fakta-fakta, berbagai macam pengukuran (celcius, fahrenheit,  meter, sentimeter, kg, dll), dan statistik; informasi adalah data yang disaring, diproses, disimpulkan, dan dikelola secara tepat waktu dan akurat. Knowledge adalah informasi yang kontekstual, relevan, dan dapat ditindaklanjuti. Contoh, suatu peta yang menunjukkan arah anda menuju dari satu lokasi ke lokasi yang lainnya dapat dianggap sebagai data. Kabar terakhir dari lalu lintas di jalan tol menunjukkan adanya kemacetan atau kelambatan lalu lintas di tol karena adalanya perbaikan konstruksi jalan beberapa kilometer di depan bisa dianggap sebagai informasi. Kesadaran atau tahu akan adanya rute alternative dan putar balik arah bisa dianggap sebagai knowledge. Dalam kasus ini, peta dianggap sebagai data karena tidak berisi informasi yang relevan yang bisa berpengaruh pada waktu atau durasi mengemudi dan kondisi dari satu tempat ke tempat yang lain. Namun demikian, kondisi saat itu, bahwa adanya konstruksi di tol, adalah sebagai informasi, hanya akan bermanfaat bila anda punya knowledge yang memungkinkan anda terhindar dari zona konstruksi. Artinya adalah bahwa knowledge memiliki aspek-aspek pengalaman dan reflektif yang membedakannya dari informasi pada konteks tertentu.

Memiliki knowledge berarti bahwa knowledge bisa digunakan untuk memecahkan suatu masalah, sedangkan memiliki informasi tidak berarti konotasi yang sama. Kemampuan mengambil tindakan adalah bagian integral dari apa yang disebut ‘berpengetahuan’. Contoh, dua orang yang berada dalam konteks yang sama dengan informasi yang sama mungkin tidak memiliki kemampuan yang sama dalam menggunakan informasi dengan tingkat keberhasilan yang sama. Karena itu, ada perbedaan kemampuan manusia untuk meningkatkan value. Perbedaan kemampuan tersebut mungkin disebabkan oleh pengalaman yang berbeda, pelatihan yang berbeda, sudut pandang yang berbeda, dan banyak faktor-faktor lainnya. Ketika data, informasi, dan knowledge dianggap sebagai asset dari organisasi, knowledge memberikan nilai yang lebih tinggi daripada data dan informasi. Knowledge menyampaikan suatu arti dan karena itu cenderung jauh lebih berharga, namun sifatnya lebih sementara atau lebih cepat berlalu.

Tidak seperti asset organisasi yang lain, knowledge memilki karakteristik sebagai berikut:

• Pengaruh yang luar biasa  dan  manfaat/keuntungan yang selalu meningkat. Knowledge tidak mengalami penyusutan nilai. Ketika digunakan, knowledge tidak akan menyusut atau habis, malah sebaliknya meningkat atau mengalami perbaikan. Penggunanya bisa menambahkan sesuatu ke dalamnya, sehingga nilainya terus meningkat.
• Bercabang-cabang dan perlu selalu diperbarui. Karena knowledge selalu tumbuh dan berkembang, maka knowledge pada umumnya selalu tumbuh bercabang-cabang. Knowledge adalah sesuatu yang dinamis, knowledge adalah informasi yang ditindaklanjuti. Karena itu, organisasi harus secara kontinyu memperbarui basis knowledgenya untuk mempertahankannya sebagai sumber keunggulan kompetitif.
• Nilai yang tak pasti. Sangatlah sulit untuk menaksir dampak suatu investasi dalam knowledge. Terlalu banyak hal yang intangible yang tidak bisa dikuantifikasikan dengan mudah.
• Nilai dalam berbagai. Sangatlah sulit menaksir seberapa besar nilai berbagi knowledge yang dimiliki seseorang atau bahkan siapa yang paling diuntungkan oleh proses berbagi knowledge tersebut.

Selama beberapa dekade belakangan, ekonomi berbasis industrialisasi sudah melalui suatu transformasi paradigma dari berbasis sumber daya alam menjadi berbasis sumber daya intelektual. Knowledge-based economy (ekonomi berbasis pengetahuan) adalah suatu kenyataan.  Perubahan yang sangat cepat dalam dunia bisnis tidak bisa lagi ditangani dengan cara-cara tradisional. Perusahaan-perusahaan pada era kini jauh lebih besar dari pada sebelumnya, dan, di bebeberapa area, pergantian karyawan sangatlah ekstrem, sehingga memicu kebutuhan akan berbagai macam piranti yang lebih baik untuk berkolaborasi, komunikasi, dan berbagi knowledge. Perusahaan-perusahaan harus mengembangkan strategi untuk menjaga keunggulan kompetitif mereka dengan mendongkrak asset intelektual mereka demi kinerja yang optimal. Berkompetisi di pasar dan ekonomi global memerlukan respon yang cepat terhadap masalah dan kebutuhan pelanggan.

Ada banyak literatur mengenai arti dari knowledge (pengetahuan) dan knowing (mengetahui) dalam epistemologi, ilmu-ilmu sosial, filosofi, dan psikologi. Meskipun  tidak ada definisi  mengenai arti knowledge dan KM secara spesifik, perpektif bisnis melihatnya dengan cara pragmatis saja.  Informasi sebagai resources tidak selalu dianggap bernilai karena informasi yang terlalu berlebihan (information overload) justru bisa menggangu dan mengalihkan dari sesuatu yang dianggap penting; sedangkan knowledge adalah selalu bernilai karena selalu berfokus pada apa yang dianggap penting. Knowledge dapat disimpulkan sebagai suatu pengalaman dan pemahaman implisit yang bisa membedakan antara penggunaannya/pemanfaatannya dan penyalahgunaannya. Seiring berjalannya waktu, informasi terakumulasi dan semakin lama semakin kadaluwarsa, sedangkan knowledge selalu berkembang. Sifat dasar knowledge adalah berkembang. Jadi knowledge atau pengetahuan hari ini bisa saja menjadi suatu kedunguan atau kebodohan di hari esok bila seseorang atau organisasi tidak memperbarui knowledgenya karena kondisi lingkungan selalu berubah.

Istilah asset/modal intelektual seringkali digunakan sebagai sinonim dari knowledge, yang artinya adalah, ada suatu nilai finansial dari suatu knowledge. Tidak semua modal intelektual dikategorikan sebagai knowledge.  Brand dan pelanggan adalah contoh dari aspek-aspek modal intelektual, tetapi saat ini aspek modal intelektual yang dianggap paling berharga dan paling penting adalah knowledge dalam segala bentuknya. Meskipun modal intelektual sulit untuk diukur, beberapa industri sudah mencobanya. Contoh, pada tahun 2000 nilai dari modal intelektual dari industri asuransi korban kecelakaan dan properti diperkirakan antara 270 miliar USD dan 330 miliar USD.

Knowledge berkembang seiring dengan berjalannya waktu dan pengalaman, yang mengkaitkan antara situasi baru dengan berbagai peristiwa sesuai dengan konteksnya. Dengan mempertimbangkan bahwa jenis dan penerapan knowledge sangatlah luas, jadi kita mengambil definisi yang sederhana dan elegan saja mengenai knowledge yaitu, knowledge adalah informasi yang ditindaklanjuti.

Explicit dan Tacit Knowledge

Polanyi (1958) pertamakali memberikan konsep mengenai perbedaan antara explicit dan tacit knowledge dari suatu organisasi. Explicit knowledge lebih berkaitan dengan  knowledge yang lebih obyektif, rasional, dan teknis (misalnya, data, kebijakan, prosedur, software, dan dokumen). Tacit knowledge biasanya berada dalam domain pembelajaran yang subyektif, kognitif, dan berasal dari pengalaman; tacit knowledge sangatlah personal dan sulit untuk di formalisasikan.

Jenis Knowledge	Definisi	Contoh
Tacit	Knowledge berasal dari berbagai tindakan, pengalaman, dan keterlibatan dalam suatu konteks tertentu. Tacit kognitif: model-model mental Tacit teknikal: keahlian terapan dalam pekerjaan tertentu	Cara/teknik terbaik dalam berhubungan dengan pelanggan tertentu. Keyakinan seseorang terhadap hubungan sebab-akibat Keahlian operasi bedah
Explicit	Bisa dijelaskan, knowledge yang sudah digeneralisasi, bisa dituliskan	Knowledge mengenai pelanggan-pelanggan utama di suatu daerah
Individual	Diciptakan oleh individu dan melekat padanya	Wawasan atau pengetahuan yang didapatkan dari suatu project
Sosial	Diciptakan oleh suatu kelompok dan melekat padanya	Norma-norma untuk komunikasi antar-kelompok
Deklaratif	Know-about	Obat apa yang cocok untuk suatu penyakit
Prosedural	Know-how	Bagaimana cara memberikan obat yang khusus
Kausal	Know-why	Paham atau tahu  mengapa suatu obat berhasil
Kondisional	Know-when	Paham atau tahu kapan menuliskan resep suatu obat
Relasional	Know-with	Paham/tahu bagaimana suatu obat berinteraksi dengan obat yang lainnya
Pragmatis	Knowledge yang bermanfaat bagi suatu organisasi	Best practices, protocol pengobatan, analisa kasus,  otopsi

 Tabel: Taxonomy Knowledge

Explicit knowledge antara lain meliputi kebijakan-kebijakan, dokumen SOP, petunjuk prosedural, white papers (laporan resmi), laporan, design, produk, strategi, visi, misi, kompetensi inti dari perusahaan dan infrastruktur TI nya (Teknologi Informasi). Explicit Knowledge adalah knowledge yang sudah didokumentasikan dalam suatu bentuk yang bisa didistribusikan kepada yang lain atau ditransformasikan ke dalam suatu proses atau strategi tanpa memerlukan interaksi interpersonal. Contoh,  deskripsi mengenai bagaimana memproses lamaran pekerjaan telah didokumentasikan dalam petunjuk manual kebijakan departemen human resources perusahaan. Explicit knowledge juga disebut sebagai leaky knowledge karena sangat mudah untuk ditulis dan didokumentasikan.

Tacit knowledge adalah akumulasi dari pengalaman, peta mental, wawasan, kecerdasan, keahlian, kecakapan, rahasia atau tips berdagang, ketrampilan, pemahaman, dan pembelajaran yang dimiliki organisasi dan juga kultur organisasi yang telah tertanam dalam pengalaman masa lalu dan sekarang, dan semacamnya. Tacit knowledge juga disebut sebagai embedded knowledge, yang biasanya ada dalam otak seseorang atau ada di dalam interaksi kelompok atau di dalam suatu department atau kantor cabang suatu perusahaan. Tacit knowledge pada umumnya melibatkan tingkat keahlian atau ketrampilan yang tinggi.

Terkadang tacit knowledge bisa ditulis dengan mudah tetapi tetap saja tacit karena si pemilik knowledge tidak tahu potensi nilainya bagi orang lain. Di saat lain, tacit knowledge pada umumnya tidak terstruktur, tanpa bentuk yang jelas, dan karena itu sulit untuk didokumentasikan. Mengubah tacit knowledge ke dalam kata-kata adalah sesuatu yang sulit. Contoh, gambaran penjelasan mengenai bagaimana caranya naik sepeda adalah sesuatu yang sulit untuk dituliskan dan karena itu termasuk tacit. Keberhasilan berbagi atau penyebaran tacit knowledge biasanya terjadi melalui asosiasi, magang, percakapan, atau cara lain dalam interaksi sosial dan interpersonal. Nonaka dan Takeuchi (1995) menyatakan bahwa hal-hal yang intangible seperti wawasan, intuisi, dugaan, insting, values, images, metafora, dan analogi adalah asset organisasi yang seringkali diremehkan. Mengumpulkan hal-hal yang intangible bisa menjadi hal yang sangat penting bagi bottom line perusahaan dan kemampuannya mencapai tujuan. Berbagi tacit knowledge memerlukan situasi dan konteks tertentu supaya bisa difasilitasi karena pada keadaan normal hal tersebut bukanlah sesuatu yang biasa dilakukan.

Secara historis, department management information systems (MIS) berfokus dengan mengambil, menyimpan, mengelola, dan membagi explicit knowledge. Berbagai organisasi saat ini tahu akan kebutuhan mengintegrasikan kedua jenis knowledge tersebut ke dalam sistem informasi yang resmi. Ketika seseorang meninggalkan suatu organisasi, dia membawa knowledge-nya pergi. Satu tujuan utama dari Knowledge Management (KM) adalah menyimpan knowledge yang berharga tersebut yang bisa saja dengan mudah dan cepat  meninggalkan organisasi. Knowledge Management Systems (KMS) mengacu pada penggunaan TI (misalnya internet, intranet, extranet, lotus net, penyaring software, agents, data warehouse, web 2.0, dll) untuk mensistematisasikan, meningkatkan, dan mempercepat KM di dalam perusahaan. KMS dimaksudkan untuk membantu perusahaan untuk mengatasi pergantian karyawan, perubahan lingkungan yang cepat, dan perampingan dengan menyajikan keahlian karyawan bisa diakses secara luas. KMS dibangun, sebagian, disebabkan karena meningkatnya tekanan untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif dan well-informed. Selain itu, KMS dibangun untuk membantu organisasi-organisasi besar dalam memberikan level customer service yang konsisten.

Baca juga:
Review tentang Konsep & Definisi Knowledge Management - Seri Knowledge Management (1)

Daftar link seri Knowledge Management:

• Konsep & Definisi Knowledge Management - Seri Knowledge Management (1)
• Pembelajaran dan Transformasi Organisasi - Seri Knowledge Management (2)
• Aktivitas dalam Knowledge Management - Seri Knowledge Management (3)
• Beberapa Pendekatan terhadap Knowledge Management - Seri Knowledge Management (4)
• Teknologi Informasi dalam Knowledge Management - Seri Knowledge Management (5)
• Implementasi Knowledge Management Systems - Seri Knowledge Management (6)
• Peranan Management dan Karyawan dalam Knowledge Management - Seri Knowledge Management (7)
• Memastikan Keberhasilan Effort Knowledge Management - Seri Knowledge Management (8)