Dashboards vs Scorecards - Seri Business Performance Management (9)

Dashboards dan Scorecards Mengenai Performance

Scorecards dan dashboards adalah komponen umum dari hampir semua, jika tidak semua, performance management systems, performance measurement systems, dan paket software BPM (Business Performance Management) [Baca juga: Paket Software BPM Suites]. Dashboards dan scorecards keduanya memberikan tampilan visual dari informasi penting yang disatukan dan diatur dalam satu layar tunggal sehingga informasi dapat dicerna dengan sekilas dan dieksplorasi dengan mudah. Pada umumnya tampilan dashboards adalah seperti yang terlihat dalam gambar dibawah ini.

Contoh Dashboard
Tampilan visual tersebut menampilkan berbagai macam KPI (Key Performance Indicators) di suatu perusahaan software yang menyajikan berbagai komponen tampilan visual dan charting khusus bagi para pengembang software. Perusahaan tersebut menjual produk-produknya melalui Web dan menggunakan iklan banner yang ditempatkan di beberapa situs untuk meningkatkan trafik ke halaman web utama. Dari dashboard tersebut, sangat mudah untuk mengetahui bahwa iklan banner yang ditempatkan pada situs “The Code House” adalah yang paling meningkatkan trafik ke situs utama tadi dan bahwa “The Code House” memiliki persentase click-through per impression yang paling tinggi (dalam hal ini menunjukkan bahwa setiap 100 kali iklan banner perusahaan software tersebut ditampilkan di situs “The Code House” sekitar dua (dua lebih sedikit) dari pengunjung situs tersebut men-klik iklan banner tersebut). Secara keseluruhan, saluran semua banner menunjukkan bahwa ada lebih dari 205 juta impression. Hal tersebut menghasilkan 2.2 juta visit ke halamam utama yang diikuti dengan 1.2 visit ke halaman produk dan pada akhirnya 1 juta downloads. Akhirnya, alat pengukur (di dashboards) menunjukkan bahwa peningkatan persentase  year-to-date (YTD) dalam “visit through banner(s)” dan “visitors who downloaded” telah melebihi target mereka (misalnya, dibagian yang diarsir pada gambar), dan cost-per-click adalah sekitar $0.8. Dashboard khusus ini memungkinkan para pengguna untuk melihat perbedaan pada statistik banner dan metrik-metrik pada alat pengukur per periode waktu atau produk (dropdowns pada bagian kanan atas). 

Dashboards versus Scorecards

Dalam jurnal-jurnal mengenai perdagangan, istilah ‘dashboard’ dan ‘scorecard’ digunakan hampir selalu bergantian, meskipun seperti yang sudah kita lihat pada tabel di seri sebelumnya bahwa para vendor BPM biasanya menawarkan aplikasi ‘dashboard’ dan ‘scorecard’ secara terpisah. Meskipun ‘dashboards’ dan ‘scorecards’ memiliki banyak kesamaan, ada beberapa perbedaan diantara keduanya.  Di satu sisi, para eksekutif, manajer, dan staf menggunakan ‘scorecards’ untuk memonitor keberhasilan dan keselarasan strategi dengan target dan tujuan strategis. Seperti yang sudah kita ketahui, contoh terbaik dalam hal ini adalah BSC (Balanced Scorecards). Sebaliknya, ‘dashboards’ digunakan pada level taktis dan operasional. Para manajer, supervisor, dan operator menggunakan dashboards operasional untuk memonitor kinerja operasional detil secara mingguan, harian, atau bahkan setiap jam. Contohnya, dashboard bisa saja digunakan untuk memonitor kualitas produksi.  Dalam nada yang sama, para manajer dan staf menggunakan dashboard level taktis untuk memonitor berbagai inisiatif taktis. Contohnya, dashboard bisa juga digunakan untuk memonitor marketing campaign atau kinerja penjualan.

Design untuk dashboard

Dashboards bukanlah suatu konsep yang baru. Cerita sejarahnya bisa ditelusuri setidaknya pada EIS (Enterprise Information Systems) pada tahun 1980an.  Saat ini, dashboards ada dimana-mana. Contohnya, beberapa tahun yang lalu ‘Forrester Research’ memperkirakan bahwa lebih dari 40 persen dari 2000 perusahaan terbesar di dunia menggunakan teknologi tersebut.  Situs ‘Dashboard Spy (dashboardspy.com/about) memberikan bukti lebih jauh bahwa dashboard ada dimana-mana. Situs tersebut berisi deskripsi dan screenshot dari ribuan dashboard BI (Business Intelligence), scorecards, dan interface BI yang digunakan oleh banyak perusahaan dari semua ukuran baik besar dan kecil dan semua industri, nonprofit, dan kantor-kantor pemerintahan. 

Menurut Eckerson (2006), seorang pakar terkenal mengenai BI secara umum dan dashboard secara khusus, fitur yang paling membedakan dari suatu dashboard adalah adanya tiga layer informasi:
  1. Monitoring. Data grafis yang sudah disarikan untuk memonitor berbagai macam metrik performa utama/kunci.
  2. Analysis. Data dimensional yang sudah ringkas untuk menganalisa akar penyebab berbagai macam problem.
  3. Management. Data operasional detil untuk mengetahui tindakan-tindakan apa yang seharusnya diambil untuk memecahkan masalah.
Karena tiga layer tersebut, dashboards membungkus banyak informasi ke dalam satu tampilan layar. Menurut Few (2005), “Tantangan mendasar dari desain dashboard adalah bagaimana menampilkan semua informasi yang diperlukan dalam satu tampilan layar, secara jelas dan tanpa membingungkan, dengan cara yang mudah untuk dikombinasikan dengan cepat”. Di kebanyakan bagian, dashboards menampilkan berbagai ukuran kuantitatif mengenai apa yang sedang terjadi. Untuk mempercepat perpaduan angka-angka, angka-angka tersebut perlu ditempatkan dalam konteksnya. Ini bisa dilakukan dengan membandingkan angka-angka yang menarik terhadap ‘baseline’ lain atau angka-angka target, dengan memberi indikasi apakah angka-angka tersebut baik atau jelek, dengan menunjukkan apakah trend sedang lebih baik atau lebih buruk, dan dengan menggunakan widget atau komponen tampilan khusus untuk menentukan berbagai macam konteks komparatif dan evaluatif.

Satu cara untuk menempatkan  angka-angka dalam konteksnya adalah melalui komparasi. Jika berdiri sendiri, suatu angka tidak terlalu mempuyai arti apa-apa. Bila seseorang memberitahu kepada anda bahwa revenue penjualan suatu perusahaan adalah $20 juta pada kuarter sebelumnya, maka akan sulit untuk mengartikan itu dalam pengertian kinerja perusahaan. Namun demikian, bila seseorang memberitahu anda bahwa perusahaan tersebut telah mem-budget-kan $25 juta pada quater tersebut atau bahwa tahun lalu perusahaan tersebut menghasilkan revenue $30 juta pada quarter yang sama, hal ini akan menyoroti angka-angka tersebut secara berbeda. Dengan pertimbangan perbandingan-perbandingan tersebut, anda mungkin akan menduga bahwa kinerja perusahaan bukanlah sesuatu yang diinginkan perusahaan. Beberapa komparasi umum yang biasanya dibuat di sistem BPM meliputi komparasi dengan angka-angka sebelumnya, angka-angka yang sudah diprediksikan, dan angka-angka target, angka-angka benchmark dan average, beberapa contoh pengukuran yang sama, dan angka-angka dari pengukuran yang lain (e.g., revenue vs cost). Pada gambar di atas, berbagai macam KPI diletakkkan pada konteksnya dengan membandingkannya dengan angka-angka target, angka revenue diletakkan pada konteksnya dengan membandingkan dengan biaya marketing, dan angka-angka berbagai macam tahapan dari jalur penjualan diletakkan pada konteksnya dengan membandingkan satu tahapan dengan lainnya.

Bahkan dengan pengukuran-pengukuran komparatif, sangatlah penting untuk menunjukkan secara khusus apakah angka tersebut baik atau buruk dan apakah itu merupakan trend pada arah yang benar. Tanpa penunjukkan-penunjukkan evaluatif seperti ini, maka akan banyak menghabiskan waktu untuk menentukan status angka atau hasil tertentu. Biasanya, baik objek-objek visual tertentu (misalnya, seperti warna lampu lalu-lintas) atau atribut-atribut visual (misalnya, pengkodean warna) digunakan untuk menentukan konteks evaluasi. Sekali lagi, untuk dashboard pada gambar di atas, pengkodean warna digunakan dengan alat ukur untuk menandakan apakah KPI sudah baik atau buruk, dan panah hijau ke atas digunakan dengan berbagai tahapan jalur penjualan untuk menunjukkan apakah hasil-hasil pada tahap-tahap itu sedang trend naik atau turun dan apakah naik atau turun itu adalah sesuatu yang baik atau buruk. Meskipun tidak digunakan dalam contoh khusus, warna-warna tambahan – merah dan orange, contohnya --  bisa digunakan untuk menyajikan status-status lain pada berbagai alat ukur.

Apa yang dicari di dashboard

Meskipun dashboards untuk performance dan scorecards untuk performance standard berbeda, mereka memiliki beberapa karakteristik yang sama. Pertama, keduanya cocok digunakan dalam BPM yang besar atau sistem pengukuran performa. Ini berarti bahwa arsitektur yang mendasarinya adalah BI atau arsitektur manajemen performa dari sistem yang besar. Kedua, semua dashboards yang di-desain dengan baik dan scorecards memiliki karakteristik-karakteristik seperti berikut:
  • Mereka menggunakan komponen-komponen visual (misal, chart, performance bars, sparklines, gauges, meters, stoplights) untuk menyoroti, secara sekilas, data dan kesalahan-kesalahan yang memerlukan tindakan.
  • Mereka sangat jelas ke pengguna, yang artinya bahwa mereka memerlukan hanya sedikit pelatihan dan sangat mudah digunakan.
  • Mereka mengkombinasikan data dari berbagai sistem ke dalam satu tampilan bisnis yang sudah diringkas dan disatukan.
  • Mereka memungkinkan penggalian lebih dalam dan lebar terhadap sumber-sumber data atau laporan-laporan yang menjadi dasar, dengan memberikan lebih detil mengenai konteks komparatif dan evaluatif yang menjadi dasar.
  • Mereka menyajikan tampilan yang dinamis, riil dengan data terbaru yang tepat waktu, memungkinkan pengguna untuk tetap up-to-date dengan berbagai perubahan terbaru dalam perusahaan.
  • Mereka hanya memerlukan sedikit, bila ada, penyesuaian pengkodean untuk mengimplementasikan, menyebarkan, dan me-maintain. 
Kategori: , , , , , ,

No comments:

Post a Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)