Teknologi dan Penerapan BPM - Seri Business Performance Management (8)

Berbagai macam teknologi dan penerapan BPM (Business Performance Management)

Pada awal bahasan seri BPM (Business Performance Management) di awal, kita mendefinisikan BPM sebagai  ‘payung’  atas berbagai macam proses, methodologi, metrik-metrik, dan teknologi yang digunakan oleh korporat untuk mengukur, memonitor, dan mengelola kinerja bisnis. Bagian ini secara singkat akan menjelaskan bagian yang masih tersisa – yaitu teknologi dan penerapannya. 

Arsitektur BPM

Istilah arsitektur sistem disini mengacu ke desain sistem BPM baik secara logik dan fisik. Desain logik menjelaskan berbagai  elemen fungsional sistem dan berbagai interaksinya. Desain fisik menjelaskan bagaimana desain logik  diimplementasikan dan diterapkan melalui berbagai sekumpulan teknologi, seperti web browsers, application servers, communication protocols, databases, dan semacamnya. Dari sudut pandang fisik, solusi BPM apapun atau implementasinya cenderung sangat kompleks. Dari sudut pandang logik, kelihatannya  sangat sederhana. Berbicara secara logik, suatu sistem BPM terdiri dari tiga bagian dasar, atau layer seperti dalam gambar di bawah ini, yaitu:

Arsitektur Logik BPM

• BPM applications. Layer ini menunjang proses-proses BPM yang digunakan untuk mengubah interaksi pengguna dan data sumber menjadi berbagai macam jenis ‘budget’, ‘rencana’, ‘prediksi’, ‘report’, ‘analisa’, dan sejenisnya. Aplikasi khusus yang digunakan dari satu implementasi BPM ke yang lain sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain, tergantung pada kebutuhan spesifik dan fokus strategi mereka.  Solusi BPM apapun seharusnya cukup fleksibel dan ekstensibel bagi organisasi untuk menemukan pilihannya sendiri, termasuk berbagai macam keputusan mengenai aplikasi apa yang akan diterapkan dan kapan diluncurkan. Namun demikian, praktiknya, ada beberapa aplikasi BPM yang digunakan yang sangat friendly. Aplikasi-aplikasi tersebut akan dibahas sebentar lagi di bawah.
• Information hub. Kebanyakan sistem BPM memerlukan data dan informasi dari berbagai sistem yang menjadi ‘sumber’ (misalnya, ERP atau CRM). Data dan informasi bisa diakses dengan berbagai cara. Namun begitu, dalam sistem BPM yang bagus secara desain, data dari sistem-sistem itu biasanya di-‘map’ kan dan disimpan ke suatu lokasi sentral, biasanya sebuah data warehouse atau data mart.
• Source systems. Layer ini menyajikan semua sumber data yang berisi informasi yang dimasukkan ke ‘information hub’ BPM di atas. Bagi kebanyakan korporat besar ini akan meliputi data finansial dan operasional dari berbagai sistem korporat.  Berbagai solusi total juga akan memberi akses ke informasi eksternal yang penting, seperti trends di industri dan competitor intelligence, untuk memberikan konteks dan insight yang lebih dalam bagi kinerja perusahaan. Sangat jarang data sumber diakses secara langsung oleh aplikasi BPM. Biasanya, suatu aplikasi ETL (Extract-Load-Transform), aplikasi EAI (Enterprise Aplication Integration), atau web services digunakan untuk memindahkan atau menghubungkan data ke ‘information hub’.

Aplikasi-aplikasi BPM

Dalam BPM, berbagai macam jenis aplikasi diperlukan untuk mencakup berbagai macam proses (dalam siklus tertutup) yang berjalan mulai dari ‘perencanaan strategis’ hingga ke ‘perencanaan operasional’ dan ‘budgeting’ hingga ke ‘monitoring’ untuk melakukan penyesuaian dan aksi. Meskipun cakupan berbagai macam proses itu sangat lebar, analis industri dari grup Gartner berpendapat bahwa mayoritas proses-proses tersebut bisa ditangani dengan aplikasi-aplikasi berikut ini:

1. Strategy management. Berbagai aplikasi ‘strategy management’ memberikan aplikasi paket yang menunjang perencanaa strategis (strategic planning_, ‘modeling’, dan ‘monitoring’ untuk meningkatkan kinerja korporat, mempercepat proses pembuatan keputusan manajemen, dan memfasilitasi kolaborasi. Solusi-solusi  ini biasanya bertalian dengan ‘strategy maps’ dan ‘methodologi’, seperti balanced scorecard. ‘Strategy management’ bisa memiliki kemampuan-kemampuan seperti berikut ini:

• Penciptaan dan evaluasi berbagai rencana bisnis di tingkat atas dengan menggunakan “base case plus” atau pendekatan “initiative-based”, bersama dengan pemodelan skenario (scenario modeling).
• Manajemen inisiatif/goal dengan menggunakan tool-tool seperti project-management-tool untuk mendorong para manajer untuk mengeksekusi tugas-tugas tertentu yang terkait dengan strategi.
• Scorecards dan strategy maps untuk mencatat berbagai macam strategi, tujuan, dan tugas; mengukur kinerja; dan memberikan environment kolaboratif yang efektif, komunikasi seluruh korporat.
• Dashboards (atau cockpit) untuk menyatukan dan menampilkan berbagai macam metrik dan KPI sehingga bisa di-cek sekilas sebelum eksplorasi lebih jauh menggunakan berbagai macam tool BI (Business Intelligence) tambahan.

BPM suites (paket software BPM) seharusnya, sekurang-kurangnya, menyajikan dashboard untuk membantu  menampilkan informasi kinerja ke dalam bentuk yang mudah dipahami oleh para penggunanya. Namun demikian, banyak organisasi yang lebih modern mengimplementasikan strategy maps (yang terhubung dengan framework KPI) yang menggunakan software scorecard untuk menghubungkan BPM ke banyak aspek PM. Karenanya ‘strategy management’ adalah menjadikan aspek-aspek BPM suites semakin lama semakin penting.

2. Budgeting, planning, and forecasting. Aplikasi-aplikasi ini menunjang development semua aspek mengenai budget, rencana, dan prediksi. Ini akan meliputi budget-budget yang berfokus keuangan jangka pendek, rencana-rencana jangka panjang, dan rencana-rencana strategis di tingkat atas. Aplikasi-aplikasi ini seharusnya memiliki kemampuan workflow untuk mengelola pembuatan budget/rencana, ‘submission’, dan ‘approval’, dan aplikasi itu memberikan fasilitas  untuk membuat prediksi dan skenario secara dinamis. Aplikasi itu seharusnya juga menunjang pengembangan model perencanaan yang luas yang menghubungkan berbagai rencana operasional hingga ke budget keuangan. Selain itu, aplikasi itu harus bisa ‘sharing data’ dengan aplikasi-aplikasi dengan tertentu, seperti supply-chain planning. 

3. Financial consolidation. Jenis aplikasi ini memungkinkan organisasi untuk melakukan penyesuaian, konsolidasi, meringkas, dan menyatukan data keuangan yang berbasiskan standard-standard akuntansi dan peraturan-peraturan federal yang berbeda.  Berbagai aplikasi ini adalah bagian fundamental dari BPM karena aplikasi ini menghasilkan informasi finansial perusahaan yang sudah ter-audit yang harus di-‘share’ dengan aplikasi BPM lainnya untuk menganalisa perbedaan dari target.

4. Profitability modeling and optimization. Berbagai aplikasi jenis ini meliputi aplikasi-aplikasi ABC (activity-based-costing) yang menentukan dan mengalokasikan berbagai macam biaya yang sangat tersebar dan aplikasi ‘activity-based management’ yang memiliki kemampuan untuk memungkinkan pengguna untuk memodelkan dampak profitabilitas dari berbagai macam strategi alokasi resource dan biaya yang berbeda-beda. Beberapa aplikasi sudah berkembang melebihi dan diluar fokus ‘ABC tradisional’ untuk mendorong revenue dialokasikan  selain berbagai macam biaya untuk model packaging, bundling, pricing, dan strategi-strategi channel/distribusi.

5. Financial, statutory, and management reporting. Aplikasi-aplikasi BPM memerlukan tool-tool reporting tertentu yang bisa mem-format output sebagai laporan keuangan yang terstruktur. Aplikasi-aplikasi itu mungkin juga perlu untuk menunjang aturan penyajian tampilan yang sesuai dengan GAAP (generally accepted accounting principles), seperti U.S GAAP atau standard-standard laporan keuangan. Aplikasi ini juga meliputi teknik-teknik visualisasi yang didesain secara khusus untuk menunjang analisa perbedaan dari budget atau target, seperti ‘hyperbolic tree’.

Paket software BPM Suites Komersial

Market BPM adalah perusahaan-perusahaan software yang menawarkan paket software suites yang sekurang-kurangnya berisi tiga inti aplikasi BPM (misalnya, budgeting, planning, and forecasting; profitability modeling  and optimization; scorecarding; financial consolidation; dan statutory and financial reporting). Menurut perkiraan Gartner, market software komersial untuk BPM suites pada tahun 2007 adalah sekitar $1.8 juta untuk license fee dan pendapatan dari maintenance. Ini merupakan 19 persen kenaikan dari tahun 2006. Sebaliknya, perusahaan riset International Data Corporation (IDC) memperkirakan bahwa market software BPM adalah sekitar $2 juta di tahun 2007 dan diharapkan tumbuh mencapai $3.2 juta pada tahun 2012. Ini adalah pertumbuhan sebesar  lebih dari 10% pertahun.

Pendorong utama dari pertumbuhan tersebut adalah karena para pengguna masih berlanjut untuk menggantikan aplikasi berbasis spreadsheet mereka dengan analytics yang lebih handal. BPM sangat relevan bagi semua organisasi, tidak peduli sektor industrinya, karena semua organisasi memerlukan analytics (misalnya, analisa profitabilitas dan kinerja hingga ke perencanaan keuangan), dan juga informasi management (misalnya, financial management reports, budgets, dan statutory reports) untuk menunjang CFO dan tim keuangan dan untuk mempublikasikan informasi manajerial ke tim leadership, yang merupakan salah satu area utama dalam fokus BPM.

Selama 3 hingga 4 tahun terakhir, perubahan terbesar dalam market BPM adalah adanya konsolidasi para vendor BPM. Beberapa tahun sebelumnya, market BPM didominasi oleh vendor pemain murni Hyperion, Cognos, dan SAS. Ini terjadi sebelum Oracle mengakuisisi Hyperion, IBM mengakuisisi Cognos, dan SAP mengakuisisi Business Objects. Saat ini market didominasi oleh para ‘mega-vendor’, termasuk Oracle Hyperion, IBM Cognos, dan SAP Business Objects. Para ‘mega-vendor’ ini, bersama dengan Infor dan SAS, memiliki pangsa pasar BPM sebesar 70%.

Seperti apa yang mereka kerjakan dengan pasar software yang mereka ikuti, Gartner telah membuat suatu ‘magic quadrant’ bagi para vendor BPM suites. Quadrant tersebut menempatkan perusahaan-perusahaan dalam hal kemampuan mereka dalam mengeksekusi (sebagai suatu perusahaan) dan kesempurnaan visi mereka. Kombinasi dari dua dimensi tersebut menghasilkan empat kategori perusahaan.

Gartner’s Magic Quadrant
Vision
Execution	Limited	Strong
Strong	Challengers	Leaders
Limited	Niche	Visionaries

Tabel di atas menunjukkan bahwa vendor-vendor software tersebut di setiap kategori. Menurut Gartner, Oracle Hyperion, SAP Business Objects, dan IBM Cognos semuanya ada dalam ‘quadrant Leader’.  Hal ini mebuktikan fakta bahwa para ‘mega-vendor’ memimpin market BPM.

Fakta bahwa suatu paket software diminta untuk memiliki setidaknya tiga aplikasi dasar BPM untuk dipertimbangkan dalam ‘magic quadrant’ Gartner berarti bahwa berbagai macam paket software tersebut menyediakan kemampuan yang serupa.

Tabel berikut di bawah menjelaskan ringkasan berbagai macam aplikasi yang terkait dengan tiga paket software BPM yang berada dalam ‘quadrant Leaders’.

Aplikasi-aplikasi BPM yang disediakan oleh SAP, Oracle, dan IBM
BPM Application	SAP Business Objects Enterprise Performance Management	Oracle Hyperion Performance Management	IBM Cognos BI and Financial Performance Management
Strategy Management	Strategy Management	Strategic Finance, Performance Scorecard	BI Scorecarding, BI Analysis
Budgeting, Planning, and Forecasting	Business Planning and Consolidation	Planning	Planning
Financial Consolidation	Financial Consolidation, Intercompany Reconciliation	Financial Management	Controller
Profitability Modeling and Optimization	Profitability and Cost Management	Profitability and Cost Management
Financial, Statutory, and Management Reporting	Business Objects BI, XNRL Publishing	Performance Scorecard	BI Reporting, BI Scorecarding, BI dashboards
Other BPM Applications	Spend Performance Management, Supply Chain Performance Management	Capital Asset Planning, Workforce Planning, Integrated Operational Planning
Data Management Applications	Financial Information Mangement	Financial Data Quality Management, Data Relationship Management	DecisionStream

Artikel Terkait BPM:

• 1. Business Performance Management vs Business Intelligence
• 2. Membuat Strategi
• 3. Perencanaan
• 4. Pengawasan Kinerja
• 5. Penyesuaian
• 6. Pengukuran Kinerja
• 7a. Methodologi-methodologi dalam BPM
• 7b. Six Sigma
• 8. Teknologi dan Penerapan BPM
• 9. Dashboards vs Scorecards
• Just Insight: Kombinasi BSC & Six Sigma