Model REA - Seri REA (2)

Model REA adalah sebuah framework akuntansi untuk memodelkan resources, events, dan agents yang penting dalam suatu organisasi dan membuat garis hubungan/keterkaitan diantara ketiganya. Tidak seperti dalam sistem akuntansi tradisional, sistem REA membolehkan baik data akuntansi dan nonakuntansi untuk diidentifikasi, diambil, dan disimpan dalam database yang terpusat. Dengan database ini, tampilan/sudut-pandang pengguna bisa dibuat untuk memenuhi  kebutuhan para pengguna dalam organisasi tersebut. Model REA bisa diimplementasikan dalam arsitektur database relasional maupun object-oriented. Untuk maksud pembelajaran dalam bab ini, kita akan mengasumsikan menggunakan database relasional karena ini adalah arsitektur yang lebih umum digunakan bagi aplikasi bisnis.

Gambar 10-1 menyajikan model REA dasar, yang merupakan versi khas dari diagram ER yang terdiri dari tiga jenis entitas (resources, events, dan agents) yang disertai dengan sekelompok asosiasi yang menghubungkan ketiganya. Mulai dari sini, kita akan mengacu ke salah satu teknik dokumentasi, yaitu  diagram REA. Konvensi untuk menggambarkan asosiasi, pemberian kardinalitas, dan normalisasi table seperti  yang telah didiskusikan dalam bab 9 untuk diagram ER tradisional juga diterapkan ke diagram  REA.

Elemen-elemen model REA

Resources. Yang dimaksud dengan economic resources adalah semua hal yang memiliki nilai ekonomi terhadap perusahaan. Secara definisi adalah semua objek baik yang langka maupun yang masih berada dalam kendali perusahaan. Resources digunakan dalam pertukaran ekonomi dengan para partner bisnis entah mengalami kenaikan atau penurunan akibat pertukaran tersebut.

Events. Pemodelan REA mencakup dua kelas/golongan events. Economic events dan support events.  Yang dimaksud dengan economic events adalah fenomena yang mempengaruhi perubahan (baik peningkatan atau penurunan) resources seperi disajikan dalam hubungan aliran persediaan (stock flow) pada gambar 10-1. Hal itu disebabkan oleh berbagai macam aktivitas seperti penjualan produk ke pelanggan, penerimaan uang dari pelanggan, dan pembelian bahan baku dari vendor. Economic events adalah elemen sistem informasi yang sangat penting dan harus ditangkap secara terpilah atau serinci mungkin supaya memberikan suatu database yang lengkap.

Support events (tidak ditunjukkan dalam gambar 10-1) mencakup pengendalian (control), perencanaan, dan berbagai aktivitas manajemen yang terkait dengan economic events, tetapi tidak secara langsung memberi efek perubahan resources. Contoh support events adalah (1) menentukan ketersediaan inventori untuk pelanggan sebelum melakukan penjualan, (2) melakukan verifikasi terhadap informasi pendukung (dengan melakukan pencocokan tiga dokumen/three-way-match) sebelum melakukan pembayaran ke vendor, dan (3) melaukan pengecekan kartu kredit sebelum memproses penjualan.
Agents. Economic agents adalah orang-orang atau department yang terlibat dalam economic events dan support events. Mereka adalah pihak-pihak baik di dalam maupun di luar organisasi yang memegang kebijaksanaan untuk memutuskan akan menggunakan atau menolak dalam transaksi economic resources. Masing-masing economic event terkait dengan setidaknya satu agent internal atau satu agent eksternal yang terlibat dalam pertukaran/transaksi tersebut. Peran masing-masing agent internal dan eksternal dengab pihak luar biasanya terlihat jelas. Contohnya, dalam transaksi penjualan, agent internal adalah para karyawan perusahaan dan eksternal agent adalah pelanggan. Namun,  untuk transaksi yang terjadi internal dalam perusahaan, peran agent internal dan eksternal tidak begitu terlihat jelas. Kesepakatan atau konvensi dalam pemodelan REA adalah menganggap transaksi semacam itu adalah seperti transaksi penjualan. Contohnya, dalam proses pemindahan produk dari work-in-process ke inventory barang jadi, maka karyawan bagian work-in-process dianggap sebagai agent yang menjual produk ke karyawan bagian inventory barang jadi. Jadi karyawan yang menyerahkankendali dan mengurangi resources (dalam hal ini karyawan bagian work-in-process) adalah internal agent sedangkan karyawan yang baru memegang kendali dan menambah resource (dalam hal ini adalah karyawan bagian inventory barang jadi) adalah eksternal agent.

Agent internal dan eksternal juga terlibat dalam support events, namun jenis pertukaran/transaksi yang terjadi adalah transaksi/pertukaran informasi dan bukan economic resources. Contohnya, pelanggan (agent eksternal ) yang mengecek harga produk menerima informasi dari karyawan penjualan (internal agent), yang menyerahkan informasi.  Dengan mengaitkan agents internal dengan cara ini akan meningkatkan pengendalian dan memungkinkan organisasi menilai berbagai tindakan yang diambil oleh para karyawannya.

Dualitas. Fitur semantik REA diturunkan dari komponen-komponen dalam transaksi ekonomi. Dasar pemikiran dibalik transaksi ekonomi adalah bahwa dua agents memberikan resource kepada yang lain dan dengan  cara menukar resource yang lain sebagai gantinya. Dalam realitanya, pertukaran tersebut adalah sepasang economic events, yang disajikan melalui asosiasi dualitas seperti yang ditunjukkan gambar 10-1. Dengan kata lain, setiap satu economic event selalu dicerminkan oleh satu economic event yang terkait dalam arah yang berlawanan. Gambar 10-2 menunjukkan perluasan model REA dasar untuk menggambarkan koneksi diantara dual events tersebut: give event dan receive event (aktivitas memberi dan aktivitas menerima). Dari sudut pandang fungsi organisasi yang dimodelkan,  separuh bagian yang memberi adalah yang mengalami pengurangan economic resources, seperti yang disajikan oleh aliran arah keluar. Separuh bagian yang menerima mengalami peningkatan economic resources seperti yang disajikan oleh aliran kedalam.  Gambar 10-3 menyajikan beberapa contoh aktivitas memberi dan menerima karena hal-hal tersebut terkait dengan revenue/pendapatan, expenditure/pengeluaran, dan siklus konversi. Perlu dicatat bahwa suatu economic exchange tidak memerlukan events dualitas untuk terjadi secara serempak. Contohnya, inventory langsung berkurang akibat penjualan ke seorang pelanggan, tetapi uang mungkin tidak langsung bertambah karena remittance dari pelanggan baru datang setelah beberapa minggu setelahnya. Model REA mengakomodasi transaksi berbasis kredit dan selisih waktu yang terkait dengan model pembayaran tersebut, namun tidak menerapkan mekanisme tradisional seperti  ledger utang dan piutang dalam akuntansi untuk aktivitas-aktivitas tersebut. Pada kenyataannya, REA tidak memerlukan semua artifak akuntansi termasuk jurnal, ledgers, dan double-entry bookkeeping. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, fenomena ekonomi seharusnya ditangkap dalam bentuk yang sangat rinci dan sesuai dengan kebutuhan berbagai macam pengguna. Karena itu untuk mencerminkan aspek-aspek economic events yang relevan, data bisnis harusnya tidak boleh terformat atau sengaja dibatasi. Jurnal, ledger, dan double-entry bookkeeping adalah mekanisme tradisional untuk memformat dan memindahkan data akuntansi, tetapi mereka bukanlah komponen yang penting dalam database akuntansi. Sistem REA menangkap inti dari apa yang dilakukan dan dipertanggungjawabkan oleh para akuntan dengan cara memodelkan fenomena ekonomi yang mendasarinya secara langsung. Organisasi yang menerapkan REA kemudian bisa menghasilkan laporan keuangan, jurnal, ledgers, dan laporan double-entry accounting secara langsung dari tabel-tabel database melalui pandangan (tampilan) pengguna. Kita akan menunjukkan bagaimana hal ini dilakukan nanti dalam bab ini.

Link-link terkait REA:
Seri REA (1): Pendekatan REA pada Pemodelan Database
Seri REA (2): Model REA
Seri REA (3): Membuat model REA
Seri REA (4): Integrasi berbagai REA: membuat model REA skala enterprise
Seri REA (5): REA dan Analisa Rantai Nilai