Kas dan Pengendalian - (1)

Tujuan dari pengendalian internal (internal control) adalah untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa:

1. aktiva yang dimiliki oleh perusahaan telah diamankan sebagaimana mestinya dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan semata, bukan untuk kepentingan individu (perorangan) oknum karyawan tertentu. Dengan demikian, pengendalian internal diterapkan supaya seluruh aktiva perusahaan dapat terlindungi dengan baik dari tindakan penyelewengan, pencurian, dan penyalahgunaan yang tidak sesuai dengan wewenangnya dan kepentingan perusahaan.
2. informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan. Ini dilakukan dengan cara memperkecil risiko baik atas salah saji laporan keuangan yang disengaja (kecurangan) maupun yang tidak disengaja (kelalaian).
3. karyawan telah mentaati hukum dan peraturan. Yang dimaksud dengan ketentuan di sini bisa saja meliputi kebijakan manajemen (perusahaan), peraturan di bidang perpajakan, pasar modal, hukum bisnis, undang-undang anti korupsi dan sebagainya.

Mengapa pengendalian internal yang efektif atas kas mutak diperlukan?

Kas merupakan aktiva yang paling lancar dibanding aktiva lainnya. Oleh sebab itu, kas merupakan aktiva yang paling digemari untuk dicuri, dimanipulasi, dan diselewengkan. Dalam neraca, kas selalu disajikan pada urutan pertama, setelah itu barulah diikuti dengan akun piutang usaha, dan seterusnya sesuai dengan urutan tingkat likuiditasnya.

Dalam siklus normal bisnis (operasi) perusahaan, kas merupakan sesuatu yang krusial. Dengan kas yang dimiliki, perusahaan dapat membeli barang dagangan dari supplier; lalu menjual kembali barang dagangan tersebut ke pelanggannya, yang sebagian besar dilakukan secara kredit, timbullah piutang usaha; piutang usaha ini lalu ditagih (dikonversi) menghasilkan kas; dan seterusnya dimana siklus akan berulang kembali.

Banyak sekali transaksi yang baik secara langsung ataupun tidak langsung mempengaruhi penerimaan dan pembayaran kas. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan penyajian) atas catatan akuntansi kas, pengendalian internal yang efektif atas kas mutlak diperlukan.

Bagaimana pengendalian internal atas penerimaan kas dilakukan?

Secara garis besar, berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip pengendalian internal atas penerimaan kas:

1. Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan kas.
2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang menerima kas, mencatat/membukukan penerimaan kas, dan yang menyimpan kas.
3. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai bukti transaksi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang / remittance advices (dalam kasus penerimaan uang lewat pos / mail receipts), struk/cash register records (dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan/counter receipts), dan salinan bukti setor uang tunai ke bank (deposit slips). Seluruh uang kas harian yang diterima perusahaan dipegang oleh departemen kasir (kepala kasir). Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian yang telah disiapkan oleh departemen kasir diserahkan ke departemen akuntansi; untuk selanjutnya oleh bagian transaksi ke dalam jurnal (tentu saja setelah melewati proses analisis transaksi dan identifikasi akun), lalu dibuatkan buku besar, dan seterusnya sesuai dengan tahapan-tahapan yang ada dalam siklus akuntansi. Sedangkan salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian tadi yang telah disiapkan oleh departemen kasir diserahkan ke bagian keuangan. Dokumen asli yang memuat ringkasan total penerimaan kas harian itu sendiri tetap akan disimpan di departemen kasir.
4. Uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan harus disetor ke bank setiap hari oleh departemen kasir. Departemen kasir (kepala kasir) akan mengisi formulir setoran bank dan kemudian menyetorkan uang kas tadi ke bank. Salinan bukti setor bank ini lalu akan diserahkan oleh departemen kasir ke bagian keuangan. Jika uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang tersebut tidak sempat disetor ke bank, maka simpanlah uang kas tadi dalam safe deposit box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki kode akses untuk membukanya; hal ini dilakukan untuk menghindari sikap saling menuduh atau memudahkan pertanggungjawaban langsung apabila terjadi kehilangan atas uang kas tersebut.
5. Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal. Misalnya saja dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan, dimana biasanya supervisor akan memverifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian yang telah dihasilkan oleh operator mesin register kas dengan cara mencocokkan antara total catatan register kas dengan total fisik uang kas aktual; sedangkan bagian keuangan juga akan memverifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian ini dengan cara membandingkan antara salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian dengan salinan bukti setor bank.
6. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.

Bagaimana pengendalian internal diterapkan atas uang yang diterima lewat pos?

Dalam hal ini, uang diterima lewat kiriman pos ketika pelanggan membayar tagihan mereka. Kas disini biasanya dalam bentuk checks atau money orders. Cek akan diterima oleh perusahaan bersamaan dengan slip berita pembayaran (pengiriman) uang / remittance advices. Slip ini biasanya merupakan bagian dari faktur tagihan yang telah dikirmkan pertama kali ke pelanggan pada waktu terjadinya penjualan, yang kemudian dikembalikan lagi oleh pelanggan yang bersangkutan bersamaan dengan pembayarannya. Slip ini berisi keterangan pembayaran, yang memuat mengenai tanggal penerbitan (pembayaran) cek, nomor tagihan, serta jumlah tagihan bersih setelah dikurangi dengan potongan-potongan atau penyesuaian (pengurangan) harga.

Karyawan yang membuka kiriman ini seharusnya pertama kali mencocokkan antara jumlah kas yang diterima dengan jumlah yang tertera dalam slip berita pembayaran. Sama seperti cash register records, remittance advices ini berfungsi sebagai catatan penerimaan kas pertama kalinya, dan juga untuk memastikan ketepatan pembukuan dalam rekening pelanggan yang bersangkutan. Karyawan yang membuka kiriman ini lalu akan memberikan stempel "Hanya Untuk Disetorkan" ("For Deposit Only") pada cek yang diterimanya. Hal ini dilakukan untu menutup kemungkinan bahwa cek akan dipakai untuk kepentingan pribadi. Bank tidak akan memberikan kas atas cek yang telah diberi stempel ini melainkan akan diperhitungkan langsung secara otomatis sebagai setoran ke rekening bank perusahaan. Karyawan yang membuka kiriman tadi juga akan menyiapkan sebuah list (daftar) yang berisi cek yang diterima setiap hari. Daftar ini menunjukkan nama pengirim (pembuat) cek, tujuan pembayaran beserta jumlahnya.

Seluruh cek yang diterima akan diserahkan ke departemen kasir (kepala kasir), berikut remittance advices dan daftar cek. Kepala kasir, berdasarkan cek yang diterima berikut slip berita pembayaran dan daftar cek akan mengisi formulir setoran bank dan membuat ringkasan total penerimaan kas harian (daily cash summary).

Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian ini akan diteruskan oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar pencatatan atas transaksi penerimaan uang lewat pos. Bukti setor departemen kasir ke bank yang berupa salinan deposit slip dan salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan ke bagian keuangan. bagian keuangan lalu akan membandingkan antara salinan dari ringkasan total penerimaan kas harian (yang memuat penerimaan uang lewat pos) dengan salinan bukti setor bank. Atau bagian keuangan dapat juga membandingkan antara salinan daftar cek yang dibuat oleh karyawan penerima cek dengan salinan bukti setor bank. Pada akhirnya, bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti setor bank tadi untuk selanjutnya diserahkan ke bagian akuntansi.

Bagaimana pengendalian internal diterapkan atas uang yang diterima lewat konter penjualan?

Operator mesin register kas (klerek) akan menghitung jumlah keseluruhan nilai barang yang kita bli (pesan) dengan cara memasukkan (menginput) satu per satu setiap item belanjaan, lalu nilai setiap item belanjaan tersebut akan muncul di layar monitor mesin register kas beserta jumlah totalnya yang harus dibayar. Kita akanmembayar jumlah keseluruhan nilai belanjaan kita berdasarkan struk yang telah dicetak dari mesin register kas tadi.

Pada awal shift, biasanya supervisor akan memberikan modal (dana) kas awal kepada setiap operator register kas untuk uang kembalian (change fund). Dana untuk uang kembalian ini akan tersedia akhir shift, setiap operator register kas akan mempertanggungjawabkan uang kembalian tersebut ditambah dengan uang kas yang telah dihasilkan lewat penjualan dalam konternya.

Setelah uang kas diperiksa dan dihitung oleh supervisor, supervisor akan mencatatnya ke dalam sebuah laporan perhitungan kas (cash count sheets) dalam bentuk memo. memo ini akan diparaf, baik oleh klerek yang bersangkutan maupun supervisornya. Memo yang telah diparaf ini dan catatan register kas diserahkan dari masing-masing klerek berikut uang kas-nya kemudian diserahkan ke departemen kasir (kepala kasir). Kepala kasir, berdasarkan uang kas yang diterima dari supervisor berikut catatan register kas dan laporan perhitungan kas akan mengisi formulir setoran bank dan membuat ringkasan total penerimaan kas harian (daily cash summary).

Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian ini akan diteruskan oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar penatatan atas transaksi penjualan harian. Bukti setor departemen kasir ke bank yang berupa salinan deposit slip dan salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan ke bagian keuangan. bagian keuangan lalu akan membandingkan antara salinan dari ringkasan total penerimaan kas harian ini dengan salinan bukti setor bank. Atau bagian keuangan dapat juga membandingkan antara salinan laporan perhitungan kas yang dibuat oleh supervisor dengan salinan bukti setor bank. Pada akhirnya, bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti setor bank tadi untuk selanjutnya diserahkan ke bagian akuntansi.

Bagaimana pengendalian internal atas pembayaran kas yang menggunakan cek?

Cara mengendalikan pembayaran kas dengan menggunakan cek, diantaranya adalah:

1. Hanya pejabat tertentu saja yang secara khusus memiliki otorisasi untuk menandatangani cek (biasanya manager keuangan).
2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang menyetujui pembayaran kas, melakukan pembayaran kas, dan yang mencatat/membukukan pengeluaran kas.
3. Menggunakan cek yang telah bernomor urut tercetak; setiap cek harus dilampiri dengan bukti tagihan.
4. Simpanlah blanko cek yang belum terpakai (yang telah bernomor urut tercetak tadi) dalam safe deposit box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki kode akses untuk membukanya; cetak jumlah (nilai) cek yang akan dibayarkan dan tujuan serta si penerima pembayaran dengan menggunakan mesin cetak.
5. Dilakukannya pengecekan independen atau verufikasi internal. Bandingkan antara cek dengan bukti tagihan dan cocokkanlah dengan laporan bank atau rekening koran bulanan.
6. Faktur tagihan (invoices) yang telah dibayar lunas harus segera diberi stempel "Lunas".

Link-link terkait:

• Kas Kecil dan Neraca
• Kas dan Pengendalian
• Rekening, Cek dan Bilyet Giro
• Rekening Koran vs Rekening Tabungan

~di adopsi dari 225 soal jawab akuntansi dasari~