Perencanakan Proyek: Langkah 3 Dalam Siklus Hidup Proyek Pengembangan BI

Tahap 2: Perencanaan

Step 3: Perencanakan Proyek

Berbagai aktivitas dalam perencanaan proyek
Aktivitas-aktivitas dalam perencanaan proyek tidak harus dilakukan secara linear. Gambar disamping menunjukkan aktivitas-aktivitas mana yang dapat dilakukan secara bersamaan. Berikut di bawah ini adalah penjelasan singkat tentang aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan Langkah 3, yaitu: Perencanaan Proyek.

1. Tentukan berbagai persyaratan proyek.
Anda mungkin sudah mempersiapkan tujuan untuk proyeknya dan beberapa persyaratan umum untuk lingkup yang diusulkan selama Langkah 1, yaitu: Assesment terhadap Kasus Bisnis. Namun, kemungkinan besar persyaratan-persyaratan itu tidak cukup detail untuk memulai proses perencanaan. Sebagai bagian dari definisi ruang lingkup, review-lah dan revisilah berbagai persyaratan berikut: data, fungsionalitas (laporan dan query), dan infrastruktur (teknis dan nonteknis).

2. Tentukan kondisi berbagai file dan database sumber.
Anda tidak dapat menyelesaikan jadwal proyek maupun berkomitmen untuk suatu tanggal delivery tanpa pemahaman yang baik tentang kondisi berbagai file dan database sumber. Luangkan waktu untuk me-review isi data file-file dan database operasional. Meskipun Anda akan melakukan analisis data sumber secara terperinci pada Langkah 5, yaitu: Analisis Data, saat ini Anda perlu untuk mengumpulkan beberapa informasi yang cukup untuk memperkirakan secara secara ilmiah tentang upaya yang diperlukan untuk embersihkan data.

3. Tentukan atau revisi perkiraan biaya.
Perkiraan biaya yang rinci harus mencakup biaya hardware dan jaringan serta harga pembelian dan biaya pemeliharaan tahunan untuk berbagai macam tool. Selain itu, Anda harus memastikan biaya untuk kontraktor, konsultan, dan pelatihan. Ada suatu biaya yang tak-langsung berkaitan dengan learning curve untuk para anggota staf bisnis dan TI. Ingatlah untuk mempertimbangkan hal ini sebagai perkiraan biaya serta perkiraan waktu.

4. Revisilah tentang assessment terhadap risiko.
review-lah dan revisilah tentang assessment terhadap risiko yang dilakukan pada Langkah 1, yaitu: Assessment Kasus Bisnis (atau lakukan assessment terhadap risiko sekarang bila Anda melewati langkah itu). Peringkatlah risiko masing-masing pada skala 1 sampai 5 sesuai dengan tingkat keparahan dampaknya pada proyek BI, dengan 1 menunjukkan dampak rendah dan 5 menunjukkan dampak tinggi. Demikian pula, peringkatlah kemungkinan setiap terjadinya risiko, dengan 1 menunjukkan "mungkin tidak akan terjadi" dan 5 menjadi "kita hampir pasti mememikirkannya."

5. Identifikasilah faktor-faktor utama penentu keberhasilan.
Faktor-faktor utama penentu keberhasilan adalah suatu syarat yang harus ada supaya proyek memiliki peluang tinggi untuk sukses. Beberapa faktor penentu keberhasilan umum penting adalah sponsor bisnis yang proaktif dan sangat mendukung, keterlibatan penuh-waktu dari perwakilan bisnis, anggaran dan jadwal yang realistis, ekspektasi yang realistis, dan tim inti dengan keahlian yang tepat.

6. Siapkan piagam proyek.
Piagam proyek ini mirip dengan kesepakatan tentang lingkup, dokumen pemahaman, atau suatu pernyataan kerja. Namun, piagam proyek jauh lebih rinci dibanding dengan biasanya 3-4 halaman gambaran umum dari proyek yang hanya berisi deskripsi singkat tentang berbagai sumber daya, biaya, dan jadwal. Piagam proyek adalah dokumen yang berisi sekitar 20-30 halaman yang dibuat oleh tim inti, termasuk dari perwakilan bisnis. Sajikan piagam proyek dan rencana proyek kepada sponsor bisnis untuk mendapat persetujuan.

7. Buat rencana proyek tingkat tinggi.
Rencana-rencana proyek biasanya disajikan dalam bentuk Gantt-chart yang menunjukkan berbagai aktivitas, tugas, sumber daya, ketergantungan, dan usaha yang dipetakan pada kalender (Gambar disamping). Beberapa manajer proyek juga membuat Pert-charts, yang menunjukkan representasi grafis dari CPM di kalender.

8. Mulailah proyeknya.
Setelah Anda telah merencanakan proyek, menugaskan sumber daya, dan menjadwalkan pelatihan, Anda siap untuk memulai proyek. Hal ini biasanya dicapai dengan meeting orientasi bagi seluruh tim (anggota tim inti serta anggota tim tambahan). Kick-off proyek juga harus mencakup pengaturan saluran komunikasi (misalnya, newsletter, e-mail, halaman Web) dengan anggota organisasi yang lain untuk menjaga para stakeholder dan pihak-pihak yang berkepentingan tetap up-to-date pada kemajuan proyek.

Seri Siklus Hidup Proyek Pengembangan BI (Business Intelligence):
Kategori: ,

No comments:

Post a Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)