Sekilas Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD)

Contoh flowchart dansymbol-symbolnya

Flowcharting (1st documentation tool):

• Alternatif untuk dokumentasi narative yang panjang (who, what, when, where of the system)
• Lebih fokus ke aspek physical dari proses dan aliran informasi dibandingkan dengan aspek konseptual
• Digunakan untuk mendeskripsikan keseluruhan sistem informasi atau hanya sebagian saja. Keseluruhan sistem terdiri dari input, proses manual/komputer, output.
• Output bisa dibagikan ke para pengguna untuk membantu pengambilan keputusan atau bisa juga digunakan untuk input dalam proses selanjutnya.
• Berbagai macam jenis flowcharts adalah seperti berikut:
• Systems Flowcharts : menggambarkan keseluruhan konfigurasi sistem, termasuk dokumen, aliran data, dan proses suatu sistem.
• Document/procedure flowcharts: menggambarkan pembuatan dokumen, aliran, dan tujuan dokumen di dalam sistem dan prosedur-prosedur yang dilaksanakan di dalamnya.
• Hardware flowcharts: menggambarkan konfigurasi hardware suatu sistem
• Program flowcharts: menggambarkan logika dan tahap-tahap pemrosesan program komputer
• Flowcharts bisa digambarkan dengan manual atau banyak software-software template untuk flowchart yang murah bahkan free

Elemen dasar dari systems/document flowcharts

• Document flowcharts terdiri dari 3 element grafik sederhana yang digabungkan untuk menyajikan berbagai macam jenis proses dan aliran informasi fisik (contoh flowchart dan symbolnya lihat gambar di atas):

1. Symbols
2. Flow lines
3. Areas of responsibility

• Symbol dan metode flowchart sangat bervariasi di berbagai organisasi dan profesi.
• Tidak ada simbol-symbol dan prinsip-prinsip flowchart yang diterima secara umum. Hanya mengacu ke yang paling banyak digunakan.

Konvensi penyusunan flowchart:
- Dari kiri ke kanan, atas ke bawah
- Semua dokumen harus memiliki asal dan akhir

• Simbol permanent file
• Simbol exit dari sistem
• Simbol connector
• Bila tidak/belum ada tujuan akhir, harus disertakan simbol annotation untuk menunjukkan bahwa masih ada penyelidikan lebih lanjut.

- Flowcharts harus tetap terjaga rapi

• Flowchart adalah tool untuk design dan analytical. Namun kadang terlalu banyak detil akan mengurangi kemampuan komunikasi atau keterbacaannya. Panduan simplenya:
• Tempatkan areas of responsibility yang paling sering bertukaran untuk saling berdekatan supaya menghindari arah panah yang panjang
• Masukkan narasi penjelasan hanya di dalam symbol
• Hindari narasi untuk menjelaskan yang sudah digambarkan dalam flowchart itu sendiri

- Pastikan bahwa progress dokumen adalah jelas.
- Pastikan bahwa flowchart benar-benar lengkap: menyajikan setiap input, proses, output, dan storage.


Elemen dasar hardware and program flowcharts

• Simbol yang digunakan sama, namun lebih digunakan untuk menyajikan berbagai macam hardware komputer seperti printer, magnetic tape, tape drive, disk, disk drive, dll.

Contoh DFD dan symbol-symbol nya

DFD (2nd Documentation tool)

- Lebih memberikan aliran data secara konseptual (bukan aliran fisik data seperti di flowcharts). DFD mengabaikan unit-unit organisasi, komputer dimana data diproses, dan media dimana data disimpan
- Perpindahan data antar departments/kantor dalam tidak perlu ditampilkan.
- Ada 4 jenis DFD (Contoh DFD dan symbol-symbolnya lihat gambar disamping):

• DFD dari physical system yang sedang digunakan
• DFD dari logical system yang sedang digunakan
• DFD dari logical system yang baru atau diusulkan
• DFD physical system yang baru atau disulkan

- Baik logical dan physical diagram menggunakan symbol yang sama.  Logical diagrams menggambarkan aliran data konseptual tanpa referensi apapun ke karakteristik fisik sistem. Physical diagrams, sebaliknya, memasukkan label yang menggambarkan atribut2 fisik sistem, seperti pekerja/agent, job titles, nama departement, nama/deskripsi teknologi yang digunakan untuk memroses dan menyimpan data.

DFD Symbols

• DFD meliputi 4 simbol: proses, sources/sinks, data stores, data flow lines

Aturan umum:
1. Semua proses harus memiliki nama yang unik. Bila dua flow lines memiliki label yang sama, maka harus mengacu ke aliran data yang sama atau data store yang sama.
2. Input ke suatu proses harus berbeda dengan output proses
3. Satu DFD tunggal harus tidak lebih dari sekitar tujuh proses.

Proses:
4. Tidak ada proses yang hanya memiliki outputs. (Ini berarti bahwa proses tersebut tidak membuat informasi dari manapun).
5. Tidak ada proses yang hanya memiliki inputs. (black hole).
6. Suatu proses harus memiliki label kata kerja.

Data Store:
7. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu data store ke data store yang lain. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.
8. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu source ke suatu data store. Data harus dipindahkan oleh suatu proses yang menerima data dari source tersebut dan menempatkannya ke data store.
9. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari data store ke suatu sink. Data harus dipindahkan oleh suatu proses.
10. Data store label haruslah kata benda.

Source/Sink:
11. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari source ke sink, harus dipindah oleh suatu proses. Bila data mengalir secara langsung dari source ke sink dan tidak melibatkan proses apapun, maka itu adalah diluar scope dan tidak ditunjukkan di sistem DFD
12. Source/sink harus berlabel kata benda.

Data Flow:
13. Suatu data flow hanya memiliki satu arah diantara simbol. Bisa jadi dua arah antara proses dan data store untuk menunjukkan suatu read dan update. Untuk menunjukkan read dan update, harus digambar dua panah berbeda karena dua tahap (read and update) yang terjadi pada waktu yang terpisah.
14. Fork berarti bahwa data yang benar-benar sama berasal dari lokasi yang sama ke proses dua atau lebih proses atau data stores atau source/sink yang berbeda. (ini biasanya menunjukkan copy yang berbeda dari dokumen yang sama ke lokasi yangberbeda)
15. Join berarti data yang sama dari dua atau lebih proses, data store, source/sink yang berbeda ke lokasi yang sama.
16. Suatu data flow tidak boleh kembali secara langsung ke proses yang baru saja ditinggalkan. Harus ada setidaknya satu proses lain yang menangani data flow tersebut, menghasilkan suatu data flow, dan mengembalikan data flow awal ke proses asalnya.
17. Data flow menuju ke data store berarti update (delete, add, or change).

Tingkatan DFD:
Context Diagram

• DFD dibagi menjadi beberapa level untuk mempertahankan size dan kompleksitasnya manageable
• Context Diagram adalah tingkatan yang tertinggi dari DFD.
• Sistem yang masih diinvestigasi lebih lanjut diientifikasi dalam simbol proses di tengah yang diberi label 0.

Level DFD berikutnya

• Level berikutnya di bawah context diagram adalah DFD tingkat 0 dan hanya menggambarkan proses sistem yang sangat high level.
• Setiap proses dari level 0 mungkin bisa dibagi lagi menjadi beberapa proses yang lebih detil di level DFD berikutnya.
• Proses pen-detil-an ini biasanya disebut sebagai decomposition. Proses decomposition hingga level yang terendah biasanya disebut sebagai DFD primitive.
• Setiap proses di level 0 diberi label angka secara berurutan dan diikuti dengan .0. misalnya DFD level 0 mempunyai empat proses maka labelnya adalah 1.0, 2.0, 3.0, dan 4.0. .0 menunjukkan proses level 0.
• Andaikan ingin menunjukkan lebih detil lagi tentang proses di level 0, maka DFD nya adalah level 1. Proses penamaannya adalah 1.1, 1.2, dst. Angka pertama mengacu ke angka proses di level 0 dan angka kedua mengacu ke angka proses level 1 yang ditetapkan.
• Bila masih ingin didetilkan lagi dari DFD level 1, maka DFD nya adalah level 2. Penamaan labelnya adalah 1.1.1, 1.1.2,1.1.3,dst. 
• Bila ke DFD level 3 penamaan labelnya menjadi 1.1.2.1, 1.1.2.2, 1.1.2.3, dst.

Flowchart VS DFD

• Flowchart lebih cenderung menggambarkan karakteristik fisik sistem sementara DFD tidak mempedulikan atribut-atribut fisik sistem.

Link-link terkait dengan Flowchart:
http://beritati.blogspot.com/2011/11/siklus-konversi-aktivitas-aktivitas.html

Link-link terkait dengan DFD:
http://beritati.blogspot.com/2011/11/siklus-konversi-sistem-batch-processing.html