Belajar Gratis Sistem Informasi & Informatika: Siklus Konversi - Aktivitas-aktivitas dalam batch production

Flowchart pada gambar 7-9 memberikan gambaran fisik dalam sistem batch processing. Flowchart tersebut menjelaskan fungsi-fungsi (departement) organisasi yang terlibat, tugas-tugas yang dilakukan dalam setiap fungsi, dan dokumen-dokumen yang memicu atau dihasilkan dari tiap-tiap tugas. Untuk menekankan aliran-aliran fisik dalam proses, dokumen-dokumen yang disajikan dalam gambar 7-9 adalah hardcopy. Namun demikian banyak organisasi saat ini membuat perpindahan data secara digital melalui sistem komputer yang menggunakan layar komputer untuk data entry atau bar code untuk melakukan scanning. Pada bagian ini, kita menguji tiga dari empat proses siklus konversi yang digambarkan dalam DFD pada gambar 7-2. Mengenai prosedure-prosedur akuntansi biaya didiskusikan nanti.

Perencanaan produksi dan pengendalian. Pertama kita mempelajari perencanaan produksi dan fungsi pengendalian. Ini terdiri dari dua aktivitas utama: (1) menentukan material dan permintaan kebutuhan dalam pengerjaan proses dan (2) penjadwalan produksi.

Permintaan pengerjaan dan material. Permintaan bahan baku untuk setiap batch produk tertentu adalah selisih antara apa yang dibutuhkan dengan apa yang tersedia di inventori bahan baku. Informasi ini didapatkan dari analisa inventori yang tersedia, prediksi penjualan, spesifikasi engineering (jika ada), dan BOM. Hasil dari aktivitas ini adalah pembuatan (dokumen) permintaan pembelian untuk tambahan bahan baku. Prosedur untuk menyiapkan order pembelian dan mendapatkan inventori sama seperti yang sudah dijelaskan dalam bab 5. Kebutuhan pengerjaan untuk setiap batch melibatkan aktivitas-aktivitas manufaktur dan/atau assembly yang akan diterapkan terhadap produk yang sedang dibuat. Hal ini ditentukan dengan melihat spesifikasi-spesifikasi dalam route sheet.

Penjadwalan produksi. Aktivitas kedua dalam perencanaan dan fungsi pengendalian adalah penjadwalan produksi. Jadwal induk untuk setiap giliran produksi mengoordinasikan produksi dari banyak batch yang berbeda-beda. Jadwal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti batasan waktu, ukuran batch, dan spesifikasi-spesifikasi yang diturunkan dari BOMs dan route sheets. Tugas penjadwalan juga menghasilkan dokumen-dokumen: work orders, move tickets, dan material requisitions untuk setiap batch yang sedang dalam giliran proses produksi. Satu buah copy dari masing-masing work order disampaikan ke bagian akuntansi biaya (cost accounting) untuk menetapkan catatan/akun work-in-process yang baru untuk setiap batch. Dokumen-dokumen work orders, move tickets, dan materials requisitions mengikuti proses produksi and mengalir melalui berbagai work center seperti yang ada dalam route sheet. Untuk menyederhanakan flowchart pada gambar 7-9, hanya satu work center yang digambarkan.

Work centers (pusat-pusat kerja) dan penyimpanan material. Proses produksi yang sebenarnya terjadi adalah dimulai ketika pekerja mendapatkan bahan baku dari tempat penyimpanan material yang ditukarkan dengan dokumen permintaan material (materials requisitions). Material-material tersebut dan proses pengerjaan dengan mesin dan buruh yang ditugaskan dalam mengerjakan produk tersebut diatur menurut dokumen work order (dokumen yang mengatur urutan pekerjaan). Ketika tugas sudah selesai untuk satu work center tertentu, seorang supervisor atau orang yang diberi wewenang menandatangani dokumen move ticket, yang berarti batch bisa diproses lebih lanjut ke work center berikutnya. Sebagai bukti bahwa satu tahapan produksi sudah selesai, satu buah copy move ticket disampaikan ke bagian perencanaan produksi dan pengendalian untuk mengupdate file open work order. Setelah menerima dokumen move ticket yang terakhir, status file open work order di tutup atau di update statusnya menjadi closed yang artinya dinyatakan selesai. Barang jadi yang disertai dengan satu copy dokumen work order dikirim ke bagian gudang untuk barang jadi. Selain itu, satu copy dari work order juga dikirim ke bagian pengendalian inventori (inventory control) untuk mengupdate catatan inventori barang jadi.

Work centers juga berperan penting dalam mencatat biaya atas waktu yang digunakan buruh/karyawan. Tugas ini ditangani oleh supervisor work center yang pada setiap akhir minggu menyampaikan time cards dan job tickets dari setiap karyawan ke department payroll dan department akuntansi biaya.

Pengendalian inventori (inventori control). Fungsi pengendalian inventori terdiri dari tiga aktivitas utama. Pertama, memberikan perencanaan produksi dan pengendalian dengan laporan status atas barang jadi dan inventori bahan baku. Kedua, fungsi pengendalian inventori secara kontinu terlibat dalam mengupdate catatan inventori bahan baku dari dokumen permintaan material (material requisition), dokumen untuk permintaan material tambahan, dan dokumen untuk pengembalian kelebihan material (return tickets). Terakhir, setelah menerima work order dari work center yang terakhir, pengendalian inventori mencatat produksi yang sudah selesai dengan mengupdate catatan inventori barang jadi.

Tujuan pengendalian inventori adalah untuk meminimalkan biaya inventori total sambil memastikan bahwa inventori mencukupi untuk kebutuhan saat ini. Pemodelan tentang inventori yang biasa digunakan untuk mencapai tujuan tersebut bisa membantu menjawab dua pertanyaan mendasar ini:

Kapan inventori harus dibeli?
Berapa banyak inventori harus dibeli?

Pemodelan inventori yang biasa dipakai adalah model economic order quantity (EOQ). Namun, model ini lebih berdasarkan asumsi yang sederhana dan barangkali tidak mencerminkan realitas ekonomi. Asumsi-asumsinya adalah:

Kebutuhan terhadap produk adalah konstan dan bisa diketahui dengan pasti
Lead time – selisih waktu antara ketika membuat pemesanan terhadap inventori yang akan dibeli dan waktu kedatangannya - bisa diketahui dan konstan.
Semua inventori yang dipesan tiba tepat waktu.
Biaya total ketika membuat pemesanan pertahun adalah turun ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya pemesanan meliputi biaya menyiapkan dokumen, mengontak vendor-vendor, memroses penerimaan inventori, menjaga akun-akun vendor, dan menuliskan cek.
Biaya total menyimpan inventori pertahun adalah naik ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya ini meliputi biaya opportunity dari dana-dana yang diinvestasikan, biaya penyimpanan, pajak property, dan asuransi.
Tidak ada diskon terhadap kuantitas. Karena itu harga pembelian inventori total selama setahun adalah konstan.

Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya inventori total. Paramater penting dalam model ini adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Gambar 7-10 menggambarkan hubungan antara biaya-biaya ini dan kuantitas pemesanan. Ketika kuantitas pemesanan meningkat, jumlah aktivitas pemesanan menurun, menyebabkan biaya pemesanan total tahunan menurun. Namun demikian, ketika kuantitas pemesanan meningkat, inventori rata-rata yang tersedia menjadi meningkat, menyebabkan biaya total penyimpanan inventori tahunan meningkat. Karena harga pembelian total adalah konstan (asumsi 6), kita meminimalkan biaya inventori total dengan meminimalkan biaya total penyimpanan dan biaya total pemesanan. Kurva biaya total terkecil adalah irisan antara kurva biaya pemesanan dan kurva biaya penyimpanan. Inilah yang disebut dengan EOQ.

Persamaan berikut adalah yang biasa digunakan untuk menentukan EOQ:

Dimana: Q = economic order quantity (kuantitas pemesanan ekonomis)

D = kebutuhan tahunan dalam satuan unit

S = biaya tetap untuk membuat setiap pemesanan

H = biaya penyimpanan per unit setiap tahun

Sebagai ilustrasi dari pemodelan di atas, kita lihat contoh berikut:

Sebuah perusahaan memiliki kebutuhan tahunan 2000 unit, biaya pemesanan per unit adalah $12, dan biaya penyimpanan adalah 40 cent. Dengan menggunakan nilai-nilai tersebut, kita akan menghitung EOQ sbb:

Sekarang kita sudah tahu berapa kuantitas yang harus dibeli, kemudian pertanyaan kedua adalah adalah: kapan kita harus membeli?

Titik pemesanan inventori (reorder point / ROP) biasanya ditunjukkan sbb:

ROP = I x d

Dimana: I = lead time

d = kebutuhan harian (kebutuhan total/jumlah hari kerja)

Dalam model yang sederhana, baik I dan d asumsinya adalah diketahui dengan pasti dan konstan. Contohnya, jika:

d = 5 unit dan

I = 8 hari, maka

ROP = 40 unit.

Asumsi-asumsi dalam EOQ menghasilkan pola pemakaian inventori berbentuk gigi seperti dalam dambar 7-11. Nilai-nilai untuk Q dan ROP dihitung terpisah untuk masing-masing jenis item inventori.setiap klai inventori berkurang karena adanya penjualan atau karena digunakan dalam proses produksi, kuantitas baru yang tersedia (QQH) selalu dibandingkan dengan ROP nya. Ketika QOH = ROP, maka pemesanan sejumlah Q harus segera dibuat. Dalam contoh ini, ketika inventori berkurang hingga sampai 40 unit, maka perusahaan harus memesan 346 unit.

Jika parameter-paremeter d dan I stabil, maka perusahaan pasti menerima inventori yang dipesan tepat ketika persediaan mencapai nol. Namun demikian, bila salah satu parameter tidak bisa dipastikan stabil, maka inventori tambahan yang disebut safety stock (persediaan cadangan) harus ditambahkan ke reorder point untuk mengantisipasi kehabisan inventori. Gambar 7-12 memperlihatkan adanya tambahan 10 unit untuk persediaan cadangan supaya perusahaan tetap berjalan melalui lead-time yang bervariasi antara 8 hingga 10 hari. Titik pemesanan ulang terhadap inventori baru adalah 50 unit. Kehabisan stock akan mengakibatkan kehilangan penjualan atau back-orders. Back-order adalah order pelanggan yang tidak bisa dipenuhi karena kehabisan stock dan akan tetap takterpenuhi sampai perusahaan menerima penambahan stock.

Bila penggunaan inventori perusahaan menggunakan asumsi-asumsi model EOQ, maka pemodelan-pemodelan yang lebih canggih seperti back-order quantity model dan production quantity model bisa diterapkan. Namun demikian, diskusi mengenai model-model tersebut diluar lingkup pelajaran kita.