Flowchart pada gambar 7-9 memberikan gambaran fisik dalam
sistem batch processing. Flowchart tersebut menjelaskan fungsi-fungsi
(departement) organisasi yang terlibat, tugas-tugas yang dilakukan dalam setiap
fungsi, dan dokumen-dokumen yang memicu atau dihasilkan dari tiap-tiap tugas.
Untuk menekankan aliran-aliran fisik dalam proses, dokumen-dokumen yang
disajikan dalam gambar 7-9 adalah hardcopy. Namun demikian banyak organisasi
saat ini membuat perpindahan data secara digital melalui sistem komputer yang
menggunakan layar komputer untuk data entry atau bar code untuk melakukan
scanning. Pada bagian ini, kita menguji tiga dari empat proses siklus konversi
yang digambarkan dalam DFD pada gambar 7-2. Mengenai prosedure-prosedur
akuntansi biaya didiskusikan nanti.
Perencanaan produksi
dan pengendalian. Pertama kita mempelajari perencanaan produksi dan fungsi
pengendalian. Ini terdiri dari dua aktivitas utama: (1) menentukan material dan
permintaan kebutuhan dalam pengerjaan proses dan (2) penjadwalan produksi.
Permintaan pengerjaan
dan material. Permintaan bahan baku untuk setiap batch produk tertentu
adalah selisih antara apa yang dibutuhkan dengan apa yang tersedia di inventori
bahan baku. Informasi ini didapatkan dari analisa inventori yang tersedia,
prediksi penjualan, spesifikasi engineering (jika ada), dan BOM. Hasil dari
aktivitas ini adalah pembuatan (dokumen) permintaan pembelian untuk tambahan
bahan baku. Prosedur untuk menyiapkan order pembelian dan mendapatkan inventori
sama seperti yang sudah dijelaskan dalam bab 5. Kebutuhan pengerjaan untuk
setiap batch melibatkan aktivitas-aktivitas manufaktur dan/atau assembly yang
akan diterapkan terhadap produk yang sedang dibuat. Hal ini ditentukan dengan melihat
spesifikasi-spesifikasi dalam route sheet.
Penjadwalan produksi. Aktivitas kedua dalam perencanaan dan
fungsi pengendalian adalah penjadwalan produksi. Jadwal induk untuk setiap
giliran produksi mengoordinasikan produksi dari banyak batch yang berbeda-beda.
Jadwal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti batasan waktu, ukuran
batch, dan spesifikasi-spesifikasi yang diturunkan dari BOMs dan route sheets. Tugas
penjadwalan juga menghasilkan dokumen-dokumen: work orders, move tickets,
dan material requisitions untuk
setiap batch yang sedang dalam giliran
proses produksi. Satu buah copy dari masing-masing work order disampaikan ke
bagian akuntansi biaya (cost accounting) untuk menetapkan catatan/akun
work-in-process yang baru untuk setiap batch. Dokumen-dokumen work orders, move
tickets, dan materials requisitions mengikuti proses produksi and mengalir
melalui berbagai work center seperti yang ada dalam route sheet. Untuk
menyederhanakan flowchart pada gambar 7-9, hanya satu work center yang
digambarkan.
Work centers
(pusat-pusat kerja) dan penyimpanan material. Proses produksi yang sebenarnya
terjadi adalah dimulai ketika pekerja mendapatkan bahan baku dari tempat
penyimpanan material yang ditukarkan dengan dokumen permintaan material
(materials requisitions). Material-material tersebut dan proses pengerjaan
dengan mesin dan buruh yang ditugaskan dalam mengerjakan produk tersebut diatur
menurut dokumen work order (dokumen yang mengatur urutan pekerjaan). Ketika
tugas sudah selesai untuk satu work center tertentu, seorang supervisor atau
orang yang diberi wewenang menandatangani dokumen move ticket, yang berarti
batch bisa diproses lebih lanjut ke work center berikutnya. Sebagai bukti bahwa
satu tahapan produksi sudah selesai, satu buah copy move ticket disampaikan ke
bagian perencanaan produksi dan pengendalian untuk mengupdate file open work order. Setelah menerima
dokumen move ticket yang terakhir, status file open work order di tutup atau di
update statusnya menjadi closed yang artinya dinyatakan selesai. Barang jadi
yang disertai dengan satu copy dokumen work order dikirim ke bagian gudang
untuk barang jadi. Selain itu, satu copy dari work order juga dikirim ke bagian
pengendalian inventori (inventory control) untuk mengupdate catatan inventori
barang jadi.
Work centers juga berperan penting dalam mencatat biaya atas
waktu yang digunakan buruh/karyawan. Tugas ini ditangani oleh supervisor work
center yang pada setiap akhir minggu menyampaikan time cards dan job tickets
dari setiap karyawan ke department payroll dan department akuntansi biaya.
Pengendalian
inventori (inventori control). Fungsi pengendalian inventori terdiri dari
tiga aktivitas utama. Pertama, memberikan perencanaan produksi dan pengendalian
dengan laporan status atas barang jadi dan inventori bahan baku. Kedua, fungsi
pengendalian inventori secara kontinu terlibat dalam mengupdate catatan
inventori bahan baku dari dokumen permintaan material (material requisition),
dokumen untuk permintaan material tambahan, dan dokumen untuk pengembalian
kelebihan material (return tickets). Terakhir, setelah menerima work order dari
work center yang terakhir, pengendalian inventori mencatat produksi yang sudah
selesai dengan mengupdate catatan inventori barang jadi.
Tujuan pengendalian inventori adalah untuk meminimalkan
biaya inventori total sambil memastikan bahwa inventori mencukupi untuk kebutuhan
saat ini. Pemodelan tentang inventori yang biasa digunakan untuk mencapai
tujuan tersebut bisa membantu menjawab dua pertanyaan mendasar ini:
- Kapan inventori harus dibeli?
- Berapa banyak inventori harus dibeli?
Pemodelan inventori yang biasa dipakai adalah model economic order quantity (EOQ). Namun,
model ini lebih berdasarkan asumsi yang sederhana dan barangkali tidak
mencerminkan realitas ekonomi. Asumsi-asumsinya adalah:
- Kebutuhan terhadap produk adalah konstan dan bisa diketahui dengan pasti
- Lead time – selisih waktu antara ketika membuat pemesanan terhadap inventori yang akan dibeli dan waktu kedatangannya - bisa diketahui dan konstan.
- Semua inventori yang dipesan tiba tepat waktu.
- Biaya total ketika membuat pemesanan pertahun adalah turun ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya pemesanan meliputi biaya menyiapkan dokumen, mengontak vendor-vendor, memroses penerimaan inventori, menjaga akun-akun vendor, dan menuliskan cek.
- Biaya total menyimpan inventori pertahun adalah naik ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya ini meliputi biaya opportunity dari dana-dana yang diinvestasikan, biaya penyimpanan, pajak property, dan asuransi.
- Tidak ada diskon terhadap kuantitas. Karena itu harga pembelian inventori total selama setahun adalah konstan.
Tujuan dari model EOQ adalah untuk
mengurangi biaya inventori total. Paramater penting dalam model ini adalah
biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Gambar 7-10 menggambarkan hubungan
antara biaya-biaya ini dan kuantitas pemesanan. Ketika kuantitas pemesanan
meningkat, jumlah aktivitas pemesanan menurun, menyebabkan biaya pemesanan
total tahunan menurun. Namun demikian, ketika kuantitas pemesanan meningkat,
inventori rata-rata yang tersedia menjadi meningkat, menyebabkan biaya total
penyimpanan inventori tahunan meningkat. Karena harga pembelian total adalah
konstan (asumsi 6), kita meminimalkan biaya inventori total dengan meminimalkan
biaya total penyimpanan dan biaya total pemesanan. Kurva biaya total terkecil
adalah irisan antara kurva biaya pemesanan dan kurva biaya penyimpanan. Inilah
yang disebut dengan EOQ.
Persamaan berikut adalah yang
biasa digunakan untuk menentukan EOQ:
Dimana: Q = economic order
quantity (kuantitas pemesanan ekonomis)
D = kebutuhan tahunan dalam
satuan unit
S = biaya tetap untuk membuat
setiap pemesanan
H = biaya penyimpanan per unit setiap
tahun
Sebagai ilustrasi dari pemodelan
di atas, kita lihat contoh berikut:
Sebuah perusahaan memiliki
kebutuhan tahunan 2000 unit, biaya pemesanan per unit adalah $12, dan biaya
penyimpanan adalah 40 cent. Dengan menggunakan nilai-nilai tersebut, kita akan
menghitung EOQ sbb:
Sekarang kita sudah tahu berapa
kuantitas yang harus dibeli, kemudian pertanyaan kedua adalah adalah: kapan
kita harus membeli?
Titik pemesanan inventori (reorder point / ROP) biasanya
ditunjukkan sbb:
ROP = I x d
Dimana: I = lead time
d
= kebutuhan harian (kebutuhan total/jumlah hari kerja)
Dalam model
yang sederhana, baik I dan d asumsinya adalah diketahui dengan pasti dan
konstan. Contohnya, jika:
d = 5
unit dan
I = 8
hari, maka
ROP = 40 unit.
Asumsi-asumsi dalam EOQ menghasilkan pola pemakaian
inventori berbentuk gigi seperti dalam dambar 7-11. Nilai-nilai untuk Q dan ROP
dihitung terpisah untuk masing-masing jenis item inventori.setiap klai
inventori berkurang karena adanya penjualan atau karena digunakan dalam proses
produksi, kuantitas baru yang tersedia (QQH) selalu dibandingkan dengan ROP
nya. Ketika QOH = ROP, maka pemesanan sejumlah Q harus segera dibuat. Dalam
contoh ini, ketika inventori berkurang hingga sampai 40 unit, maka perusahaan
harus memesan 346 unit.
Jika parameter-paremeter d dan I stabil, maka perusahaan
pasti menerima inventori yang dipesan tepat ketika persediaan mencapai nol.
Namun demikian, bila salah satu parameter tidak bisa dipastikan stabil, maka
inventori tambahan yang disebut safety stock (persediaan cadangan) harus
ditambahkan ke reorder point untuk mengantisipasi kehabisan inventori. Gambar
7-12 memperlihatkan adanya tambahan 10 unit untuk persediaan cadangan supaya
perusahaan tetap berjalan melalui lead-time yang bervariasi antara 8 hingga 10
hari. Titik pemesanan ulang terhadap inventori baru adalah 50 unit. Kehabisan
stock akan mengakibatkan kehilangan penjualan atau back-orders. Back-order
adalah order pelanggan yang tidak bisa dipenuhi karena kehabisan stock dan akan
tetap takterpenuhi sampai perusahaan menerima penambahan stock.
Bila penggunaan inventori perusahaan menggunakan
asumsi-asumsi model EOQ, maka pemodelan-pemodelan yang lebih canggih seperti
back-order quantity model dan production quantity model bisa diterapkan. Namun
demikian, diskusi mengenai model-model tersebut
diluar lingkup pelajaran kita.
Link-link terkait:
Comments
Post a Comment