Serba-serbi Wawasan Knowledge Management (2)

Perangkap-perangkap Dalam Knowledge Management

Penelitian terbaru dalam penerapan KM di enam perusahaan menemukan beberapa perangkap knowledge dimana bahkan perusahaan yang terbaik sekalipun mengalaminya.  Berikut dibawah ini adalah pelajaran yang bisa diambil dan bisa membantu menghindari kegagalan dalam penerapan KM:

• Database diperlakukan/dianggap sebagai tool strategis daripada melulu hanya sebagai media penyimpanan. Terkadang sistem database dianggap terlalu rumit untuk digunakan, sehingga kurang dimanfaatkan. Informasi strategis diabaikan karena terlalu sulit diperoleh. Organisasi harus memastikan bahwa informasi tersebut benar-benar diambil dan knowledgenya dituliskan.
• Mengelola database itu sendiri tidak berarti sama dengan KM. Database penting untuk menyimpan informasi, tetapi jaringan informal (jaringan orang dalam manajemen) yang kuat juga perlu untuk akses yang baik. Selain itu, database hanyalah salah satu komponen dalam KMS (Knowledge Management System). Ketika data tekstual disimpan, kita menganggapnya sebagai tempat penyimpanan knowledge, bukan database.
• Jaringan informal adalah sumber knowledge yang penting, tetapi terlalu berlebihan bergantung padanya bisa menghambat/merusak. Meskipun saluran informal seringkali memiliki informasi yang penting, tetapi ada risiko yang melekat yaitu bahwa interaksi informal seperti itu bisa terlalu bergantung pada adanya kesempatan. Kurangnya struktur yang baik bisa menyebabkan hilangnya knowledge.
• Struktur itu penting. Untuk mengurangi kelemahan/kerentanan dari jaringan informal supaya tidak serampangan, Struktur (organisasi) harus dibuat lebih baik/rapi.
• Manajemen senior mungkin tidak tahu keadaan yang sebenarnya mengenai KMS perusahaannya. Ada perbedaan persepsi antara para manajer senior dan manajer junior mengenai pandangan mereka terhadap ke-efektif-an KMS mereka. Ini karena disebabkan para manajer senior tidak terlalu aktif menggunakan KMS, sementara yang menggunakan adalah para manajer junior. Sikap/persepsi para manajer senior tersebut mungkin bukanlah ukuran terbaik mengenai apakah KMS dianggap sukses atau tidak.
• Anda tidak bisa mengajarkan 'trik baru' kepada 'anjing tua'. Pada umumnya para manajer yang sudah tua tidak bisa menyerap training-training baru dengan baik. 
• Bila tidak dikelola dengan hati-hati, knowledge adalah kekuatan gelap. Tidaklah mudah untuk menentukan bagaimana menghasilkan knowledge yang benar-benar bermanfaat bagi organisasi. Faktor-faktor organisasional mungkin menghalangi pengambilan dan penyebaran knowledge. Kepercayaan adalah faktor penting.
• Kreativitas dalam proses pemecahan masalah adalah pendorong utama dalam penciptaan pengetahuan dan inovasi yang baru. Namun demikian, kreativitas harus didukung oleh mekanisme yang tepat. Resources harus disediakan untuk membantu karyawan menjadi kreatif. Seringkali, kurangnya waktu menjadi penghambat bagi para individu. Mereka mungkin diharapkan untuk memberikan dan menggunakan knowledge dalam KMS, tetapi tanpa mengurangi aspek-aspek lain dalam pekerjaan mereka. 

Link-link terkait Serba-serbi wawasan knowledge management:

• Serba-serbi Wawasan Knowledge Management (1): Mitos-mitos dalam Knowledge Management
• Serba-serbi Wawasan Knowledge Management (2): Perangkap-perangkap Dalam Knowledge Management
• Serba-serbi Wawasan Knowledge Management (3): Tujuh prinsip dalam mendesain COP (Community of Practice) yang unggul
• Serba-serbi Wawasan Knowledge Management (4): MAKE: Most Admired Knowledge Enterprises
• Serba-serbi Wawasan Knowledge Management (5): Enam Kunci Sukses Knowledge Management untuk Layanan Pelanggan (Customer Service)
• Serba-serbi Wawasan Knowledge Management (6): Knowledge Management: Aktivitas Bisnis Yang Berdasarkan Kebutuhan (Demand)