Siklus Konversi - Sistem informasi yang menunjang manufaktur ramping - Seri (11)

Pada bagian ini kita mendiskusikan berbagai sistem informasi yang secara umum terkait dengan sistem manufaktur ramping dan perusahaan kelas-dunia. Diskusi ini akan dimulai dengan review tentang MRP (materials requirements planning). Seperti yang terkandung dalam namanya, MRP hanya terbatas untuk difokuskan dan diarahkan  untuk menentukan berapa banyak bahan baku  yang diperlukan untuk memenuhi order dalam proses produksi. Berikutnya kita akan mereview tentang MRP II (manufacturing resources planning). Sistem ini adalah hasil evolusi dari MRP dan mengintegrasikan fungsionalitas tambahan dalam proses manufaktur, termasuk penjualan, marketing, dan akuntansi. Terakhir kita akan mempelajari beberapa fitur kunci dalam sistem ERP (enterprise resources planning). ERP adalah langkah berikutnya dari sistem MRP II dengan cara mengintegrasikan semua fungsi-fungsi bisnis ke dalam sekumpulan inti aplikasi yang menggunakan database yang sama.

MRP (material requirement planning)

MRP adalah sistem perencanaan produksi dan sistem kontrol yang terotomatisasi yang digunakan untuk membantu manajemen inventori. Tujuan-tujuan operasionalnya adalah untuk:

• Menjamin bahwa bahan baku mencukupi selama proses produksi
• Mempertahankan inventori yang tersedia dengan tingkat terendah yang masih mungkin
• Menghasilkan jadwal pembelian dan jadwal produksi dan informasi-informasi lain yang diperlukan untuk mengontrol produksi.

Gambar 7-23 menggambarkan fitur-fitur inti dari sistem MRP. Tergantung dari proses manufaktur yang berlangsung, input-input ke sistem MRP meliputi penjualan, prediksi penjualan, inventori barang jadi yang tersedia, bahan baku yang tersedia, dan bill of materials. MRP adalah metode penghitungan yang diarahkan untuk menetukan barapa banyak bahan baku yang diperlukan dan kapan harus dipesan untuk memenuhi order proses produksi. Dengan membandingkan inventori barang jadi yang tersedia dengan tingkat kebutuhan (berdasarkan prediksi penjualan), MRP menghitung permintaan produksi total maupun kebutuhan masing-masing kelompok produk. Dari sini, kemudian BOM akan menghasilkan daftar bahan baku yang diperlukan untuk produksi, yang dibandingkan dengan bahan baku yang tersedia. Selisihnya adalah yang harus dipesan dari vendor. Output utama dari sistem MRP adalah permintaan pembelian bahan baku yang diteruskan ke sistem pembelian. Disamping itu output yang lain bisa berupa jadwal produksi, laporan manajemen, dokumen produksi sehari-hari seperti work orders dan move ticket.

MRP II (manufacturing resource planning)

MRP II adalah kelanjutan dari MRP yang berevolusi melampui batas-batas manejemen inventori. Ini adalah suatu sistem sekaligus suatu filosofi untuk menyatukan berbagai aktivitas manufaktur. MRP II mengintegrasikan  proses manufaktur produk, proses engineering produk, pemrosesan order penjualan, proses billling pelanggan, sumber daya manusia, dan fungsi-fungsi akuntansi terkait. Gambar 7-24 menunjukkan integrasi fungsional pada lingkungan MRP II. Sistem MRP II akan menghasilkan BOM untuk suatu produk, kemudian menyesuaikan produksi produk tersebut ke dalam jadwal produksi induk, kemudian menghasilkan suatu rencana penurunan volume kapasitas secara kasar berdasarkan ketersediaan mesin dan pekerja, mendesain rencana volume kapasitas akhir, dan mengelola bahan baku dan inventori barang jadi. Selain itu MRP II akan menghasilkan rencana permintaan material yang kemudian akan menjadwal pengiriman baha baku secara JIT (just-in-time) atau tepat waktu. Proses pemesanan bahan baku harus dikoordinasikan dengan proses manufaktur untuk menghidari pemborosan waktu (datang terlalu awal) sambil memastikan bahwa bila terjadi kondisi kehabisan stok tidak akan menggangu proses produksi. Perusahaan-perusahaan manufaktur menyadari betapa besarnya manfaat dari sistem MRP II yang sangat terintegrasi. Hal ini antara lain:

• Layanan kepada pelanggan yang semakin bertambah baik
• Investasi untuk inventori semakin berkurang
• Produktivitas yang meningkat
• Cash flow yang semakin baik
• Membantu mencapai tujuan jangka panjang yang strategis
• Membantu mengelola perubahan (contohnya, pengembangan produk baru atau pengembangan produk khusus bagi pelanggan atau oleh vendor)
• Fleksibilitas dalam proses produksi

ERP (senterprise resource planning)

Dalam beberapa tahun terakhir MRP II telah berkembang menjadi paket software yang besar yang disebut sistem ERP. ERP mengintegrasikan berbagai department dan fungsi dari seluruh perusahaan ke dalam satu sistem aplikasi terintegrasi yang terhubung ke satu database tunggal. Hal ini memungkinkan berbagai department berbagi informasi dan berkomuikasi satu sama lain. Suatu sistem ERP terdiri dari banyak modul dengan fungsi-fungsi tertentu yang mencerminkan praktik-praktik terbaik dalam dunia industri. Didesain untuk berinteraksi dengan modul-modul lain (seperti, piutang, utang, pembelian, dll), paket software komersial ini mendukung kebutuhan informasi seluruh organisasi, tidak hanya dalam fungsi manufaktur. ERP mampu menghitung berbagai permintaan sumber daya yang diperlukan, menjadwal produksi, mengelola perubahan yang terjadi pada konfigurasi produk, memungkinkan perubahan produk yang terencana untuk masa mendatang, dan memantau proses di lantai produksi. Selain itu ERP juga menyediakan interface untuk entry order, penerimaan uang, pengadaan barang, dan fungsi pengeluaran uang yang disertai dengan kemampuan pelaporan majerial dan keuangan.

Perusahaan yang ‘lean manufacturing’ akan memiliki sistem ERP yang memiliki kemampuan untuk komunikasi eksternal dengan para pelanggan dan supplier melalui EDI (electronic data interchange). Link untuk komunikasi EDI (melalui internet atau koneksi langsung) akan memungkinkan perusahaan secara elektronis menerima order penjualan dan penerimaan uang dari pelanggan, mengirim faktur/invoices kepada pelanggan, mengirim order pembelian ke vendor, menerima faktur/invoices dari vendor dan membayarnya, serta mengirim dan menerima dokumen-dokumen pengiriman. EDI adalah elemen inti dari banyak sistem ecommerce. Kita akan tinjau lagi topik penting ini dalam bab 12.

Kemiripan dalam fungsionalitas antara ERP dan MRP II cukup jelas. Beberapa berpendapat bahwa sangat sedikit perbedaan fungsional yang riil diantara kedua konsep tersebut. Memang kemiripan yang paling terlihat adalah ketika membandingkan antara MRP II yang top-end dengan package ERP yang low-end. Namun demikian, perbedaan utama adalah bahwa ERP telah berkembang diluar pasar manufaktur dan menjadi sistem piliham diantara berbagai perusahaan non-manufaktur. Di sisi lain, golongan orang-orang yang sinis berpendapat bahwa dengan mengubah label MRP II menjadi ERP memungkinkan para vendor perangkat lunak untuk menjual package MRP II ke perusahaan-perusahaan non-manufaktur.

Pasar ERP selama bertahun-tahun hanya terbatas untuk perusahaan-perusahaan besar dengan tingkat kompleksitas proses bisnis yang tinggi dan harga yang mahal dan didominasi oleh beberapa vendor perangkat lunak seperti SAP, J.D. Edwards, Oracle, dan PeopleSoft. Dalam beberapa tahun terakhir pasar ini telah dikembangkan dengan sangat pesat dengan masuknya banyak vendor kecil yang menargetkan pelanggan dengan perusahaan menengah ke bawah dengan harga yang lebih murah dan dengan sistem ERP yang lebih mudah untuk diimplementasikan. Pentingnya tentang fenomena ERP ini maka kita akan membahasnya dalam bagian yang terpisah dan diluar scope bab ini. Karena itu dalam bab 11, kita akan mempelajari sistem ERP dan topik-topik yang terkait, termasuk SCM (supply chain management) dan data warehousing.

Link-link terkait:
Seri (1): Siklus Konversi
Seri (2): Siklus Konversi - Lingkungan manufaktur tradisional
Seri (3): Siklus Konversi - Aktivitas-aktivitas dalam batch production
Seri (4): Siklus Konversi - Aktivitas-aktivitas dalam akuntansi biaya
Seri (5): Siklus Konversi - Pengendalian-pengendalian dalam lingkungan tradisional
Seri (6): Siklus Konversi - Perusahaan kelas dunia dan manufaktur ramping (lean manufacturing)
Seri (7): Siklus Konversi - Berbagai macam teknik dan teknologi yang digunakan dalam lean manufacturing
Seri (8): Siklus Konversi - Akuntansi dalam lingkungan manufaktur ramping (lean manufacturing)
Seri (9): Siklus Konversi - Pembiayaan berbasis aktivitas (activity-based costing - ABC)
Seri (10): Siklus Konversi - Akuntansi aliran nilai (Value Stream Accounting)
Seri (11): Siklus Konversi - Sistem informasi yang menunjang manufaktur ramping
Seri (12): Siklus Konversi - Kesimpulan