Siklus Konversi - Pengendalian-pengendalian dalam lingkungan tradisional - Seri (5)

Mari kita ingat kembali tentang 6 kelompok umum dari aktivitas pengendalian internal: otorisasi transaksi, pemisahan tugas, supervisi, pengendalian/pembatasan akses, catatan-catatan akuntansi, dan verifikasi independen. Pengendalian khusus untuk diterapkan dalam siklus konversi dirangkum dalam tabel 7-1 dan dijelaskan lebih jauh seperti di bawah.

Otorisasi transaksi

Dibawah ini adalah menjelaskan prosedur otorisasi transaksi di siklus konversi.

1. Di lingkungan proses manufaktur tradisional, perencanaan dan pengendalian produksi memberikan otorisasi aktivitas produksi melalui urutan kerja formal. Dokumen tersebut mencerminkan berbagai persyaratan produksi yang merupakan selisih antara kebutuhan yang diharapkan (berdasarkan prediksi penjualan) dan inventori barang jadi yang tersedia.
2. Move ticktets yang ditandatangani oleh supervisor di setiap work center memberikan otorisasi terhadap aktivitas-aktivitas setiap batch/kelompok dan untuk proses perpindahan produk di setiap work centers.
3. Permintaan terhadap material dan permintaan tambahan material memnerikan otorisasi penjaga material untuk mengeluarkan material ke work centers.

Pemisahan tugas

Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk memisahkan tugas antara orang yang memberikan otorisasi transaksi dan yang memproses transaksi. Hasilnya, department perencanaan dan pengendalian produksi secara organisasi dipisahkan dengan work centers.

Satu tujuan lain adalah memisahkan antara yang menjaga catatan dan yang menjaga aset. Contohnya adalah:

1. Pengendalian inventori (inventory control) menjaga catatan akuntansi untuk inventori bahan baku dan barang jadi. Aktivitas tersebut dipisahkan dari ruang penyimpanan bahan baku dan gudang penyimpanan barang jadi dimana fungsinya adalah menjaga aset-aset tersebut.
2. Mirip dengan di atas, fungsi akuntansi biaya untuk WIP dipisahkan dengan work centers dalam proses produksi.

Terakhir, untuk menjaga independensi fungsi GL dalam tahap verifikasi, department GL harus terpisah dengan department-department yang menjaga akun-akun subsidiary. Karena itu, department GL secara organisasi dipisahkan dari department pengendalian inventori dan department akuntansi biaya.

Supervisi

Prosedur supervisi yang berlaku pada siklus konversi:

1. Para supervisor di work center mengawasi penggunaan bahan baku dalam proses produksi. Hal ini untuk memastikan bahwa semua bahan baku yang dikeluarkan dari gudang digunakan untuk produksi dan bahwa jumlah yang terbuang harus seminimal mungkin. Time cards dan job tickets karyawan juga harus di periksa akurasinya.
2. Para supervisor juga mengawasi dan meninjau aktivitas-aktivitas supaya tepat waktu. Hal ini akan meningkatkan akurasi time cards dan job tickets karyawan.

Pengendalian akses

Siklus konversi memungkinkan adanya akses ke aset baik secara langsung maupun tidak langsung.

Akses langsung ke aset. Sifat dasar barang fisik dan dan proses produksi berpengaruh pada jenis pengendalian akses yang diperlukan.

1. Perusahaan seringkali membatasi akses ke tempat-tempat yang sensitif seperti ruang penyimpanan material, work centers produksi, dan gudang penyimpanan barang jadi. Metode yang digunakan untuk pengontrola antara lain meliputi identifikasi tanda pengenal, petugas penjaga (satpam), peralatan pemantau (kamera), dan berbagai macam peralatan sensor elektronik dan alarm.
2. Penerapan biaya-biaya  standard memberikan suatu jenis kontrol akses. Dengan menetapkan kuantitas material dan tenaga kerja yang diberi wewenang untuk setiap produk,  maka perusahaan membatasi akses tak berwenang terhadap berbagai macam sumber daya tersebut. Untuk mengajukan tambahan kuantitas perlu adanya otorisasi dan dokumen formal.

Akses tak langsung ke aset. Aset, seperti cash dan inventori, bisa dimanipulasi melalui berbagai dokumen-dokumen yang mengaturnya. Di dalam siklus konversi, yang termasuk dokumen-dokumen penting adalah material requisitions (dokumen untuk permintaan bahan baku), excess materials requisitions (dokumen untuk meminta tambahan bahan baku), dan time cards karyawan. Metode untuk mengontrol yang juga bisa membantu jejak audit adalah penerapan dokumen yang bernomor urut.

Catatan akuntansi

Seperti yang kita ketahui dalam bab-bab sebelumnya, tujuan dari teknik pengendalian ini adalah untuk menyusun jejak audir untuk setiap transaksi. Di dalam siklus konversi, hal ini dicapai dengan penggunaan dokumen-dokumen work orders, cost sheets, move tickets, job tickets, material requisitions, WIP file, dan file inventori barang jadi. Dengan memberi nomor urut dokumen-dokumen sumber dan mereferensikannya ke catatan-catatan WIP, perusahaan dapat melacak balik setiap item inventori barang jadi ke proses produksinya hingga ke sumber asalnya. Hal ini penting untuk mendeteksi adanya kesalahan dalam produksi dan penjagaan data, menemukan batch/kelompok material yang hilang dalam proses produksi, dan untuk melakukan audit secara periodik.

Verifikasi independen

 Langkah-langkah verifikasi dalam siklus konversi adalah sbb:

1. Department akuntansi biaya melakukan pencocokan penggunaan material dan pekerja yang diambil dari dokumen-dokumen material requisitions dan job tickets terhadap standard yang sudah ditetapkan. Karyawan bagian akuntansi biaya kemudian bisa mengidentifikasi adanya perbedaan terhadap standard yang telah ditetapkan, yang secara formal dilaporkan sebagai varians. Dalam lingkungan proses manufaktur tradisional, varians yang sudah dihitung merupakan sumber data yang penting bagi management reporting system (MRS).
2. Department GL juga melakukan fungsi verifikasi dengan melakukan pengecekan perpindahan produk-produk dari WIP ke FG. Hal ini dilakukan dengan mencocokkan jurnal vouchers dari department akuntansi biaya dengan ringkasan subsidiary ledger untuk inventori dari department inventory control (pengendalian inventori). 
3. Terakhir, secara periodik para auditor internal dan eksternal melakukan verifikasi bahan baku dan barang jadi yang tersedia melalui hitungan secara manual. Kemudian mencocokkan kuantitas riil tersebut dengan catatan inventori dan membuat penyesuaian terhadap catatan inventori bila diperlukan.

Link-link terkait:
Seri (1): Siklus Konversi
Seri (2): Siklus Konversi - Lingkungan manufaktur tradisional
Seri (3): Siklus Konversi - Aktivitas-aktivitas dalam batch production
Seri (4): Siklus Konversi - Aktivitas-aktivitas dalam akuntansi biaya
Seri (5): Siklus Konversi - Pengendalian-pengendalian dalam lingkungan tradisional
Seri (6): Siklus Konversi - Perusahaan kelas dunia dan manufaktur ramping (lean manufacturing)
Seri (7): Siklus Konversi - Berbagai macam teknik dan teknologi yang digunakan dalam lean manufacturing
Seri (8): Siklus Konversi - Akuntansi dalam lingkungan manufaktur ramping (lean manufacturing)
Seri (9): Siklus Konversi - Pembiayaan berbasis aktivitas (activity-based costing - ABC)
Seri (10): Siklus Konversi - Akuntansi aliran nilai (Value Stream Accounting)
Seri (11): Siklus Konversi - Sistem informasi yang menunjang manufaktur ramping
Seri (12): Siklus Konversi - Kesimpulan